Verbessern Sie Ihr Teamwork! Erhöhen Sie die Produktivität mit Visualisierungen in Meetings

Was bedeutet „collaboration“ [Zusammenarbeit]? Im Oxford English Dictionary ist „collaboration“ definiert als „mit jemandem zusammenarbeiten, mit dem Ziel, etwas herzustellen oder zu erreichen“. Dieser Satz zeigt etwas auf, das bei der Arbeit oft vernachlässigt wird: Zusammenarbeit sollte nicht nur sein, dass man eben „zusammen mit jemandem“ arbeitet. Viel wichtiger ist, dass Menschen, die zusammenarbeiten, ein gemeinsames Ziel haben und gemeinsam ein Ergebnis erzielen, zu der alle beigetragen haben.

Wenn wir von dieser Definition ausgehen, sollte man die meisten dienstlichen Besprechungen als „kollaborative Meetings“ bezeichnen. Bei einem Meeting haben alle Teilnehmer einen Bezug zum Thema, sie unterscheiden sich jedoch in ihren Aufgaben, ihrer Erfahrung und in ihrer Persönlichkeit. Obwohl jeder eigene Ideen und Meinungen einbringt, tragen alle zur Sache bei: Man hört einander zu, man diskutiert, man versucht, einen Konsens zu finden und entwickelt daraus Handlungsstrategien und Lösungen. Dies ist der grundsätzliche Zweck kollaborativer Meetings

Zusammenarbeit im Meeting – machen Sie Informationen sichtbar

In den letzten Jahren wurde das Konzept der „Information Visualization“, kurz: „InfoVis“, im Bereich der zwischenmenschlichen Kommunikation und in der Verbreitung von Informationen beliebt. Insbesondere in der industriellen Anwendungsforschung, die zu einer unverzichtbaren Technologie für modernes Management geworden ist, ist sie zu einem viel diskutierten Teil der „Industrie 4.0“ geworden.

InfoVis ist eine Technologie des grafischen Ausdrucks. Sie verwandelt Informationen und Daten in bildliche Darstellungen, welche Menschen intuitiv und visuell verstehen können. InfoVis spielt eine wichtige Rolle bei der Präsentation und der Nutzung verborgener Informationen und stellt eine Basis für die Entscheidungsfindung zur Verfügung.

„Eine ideale Visualisierung sollte nicht nur eine klare Botschaft vermitteln, sondern auch die Aufmerksamkeit und das Engagement des Betrachters anregen“. Der US-amerikanische Fernsehsender CNN nannte ein diesbezügliches Projekt treffend „so lässt man Daten sexy aussehen!“

Vereinfachend gesagt, ist die Visualisierung von Informationen im Kern nichts anderes, als komplexe Zusammenhänge und Daten so aufzubereiten, dass sie leicht verstanden werden können, abstrakte Informationen mit visuellen und intuitiven Mitteln darzustellen und dadurch die Zuhörer dazu anzuregen, diese Informationen zu analysieren, Schlussfolgerungen zu ziehen und Entscheidungen zu treffen.

Hierzu oft verwendete Mittel sind kognitive Landkarten (mind maps), Entscheidungsbäume, Koordinatendiagramme, Histogramme und Punktwolken (scatter plots), welche die Bewertung der Daten erleichtern. Dies müssen keine statischen Grafiken sein, es können vielmehr auch dynamisch aktualisierte Diagramme eingesetzt werden.

Verbessern Sie grafisch dargestellte Informationen, fördern Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit und beleben Sie die kollaborative Atmosphäre

Der größte Nutzen von Anwendungen zur Visualisierung ist, dass „intuitive Daten die Kommunikation beschleunigen und Fehleinschätzungen vermindern, besonders, wenn die Anzahl der Teilnehmer groß ist und diese sich in verschiedenen Arbeitsumgebungen befinden“. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass diese neuen Technologien als Hilfsmittel für kollaborative Meetings Schritt für Schritt eingeführt werden.

Diese neue Art der Besprechung, speziell die Nutzung von interaktiven Touchscreens in kollaborativen Meetings, unterscheidet sich von den in der Vergangenheit verwendeten elektronischen Whiteboards insofern, als sie sich auf die „Menschen“ konzentriert, indem sie Interaktion und Zusammenarbeit stärker gewichtet.

Hinsichtlich der Hardware ist es notwendig, dass die Grafikleistung hoch ist und die Reaktionszeit des interaktiven Touchscreens kurz, damit die Teilnehmer nicht durch verzerrte Darstellungen und zeitliche Verzögerungen abgelenkt werden.

Durch die Software kann der interaktive Touchscreen schnell auf die Bewegungen des Benutzers reagieren und so mit dem Rhythmus des Meetings Schritt halten. Aufgrund der intelligenten Multi Touch-Funktionen können mehrere Personen gleichzeitig auf dem Touchscreen schreiben. Die Mängel des langsamen Schreibens auf elektronischen Whiteboards gehören damit der Vergangenheit an. Die Kommunikation geschieht in Echtzeit.

Der Meeting-Prozess, Botschaften, Teilnehmer, Konsens: Alles kann dargestellt werden

Lassen Sie uns mit neuen Werkzeugen und einer neuen Denkweise sehen, wie moderne visuelle Meetings kollaborative Meetings verändern.

(1) Der Gastgeber oder Leiter des Meetings wird beschäftigt. Er darf nicht nur sprechen, sondern er muss gleichzeitig zur Visualisierung des „Diskussionsprozesses“ die Präsentation bearbeiten, Features markieren, sowie Mindmaps und Assoziationsdiagramme zeichnen.

Dies hat zwei Vorteile: Erstens, die Wahrnehmung des Vorsitzenden als Autoritätsperson wird verringert, dadurch wird die Diskussionsatmosphäre entspannter.

Zweitens, wenn die Leiter des Meetings, welche erfahrene Mitarbeiter oder höhere Manager sind, zu sehr beschäftigt sind, werden sie die Führungsrolle abgeben. Dies ermutigt die übrigen Diskussionsteilnehmer, sich zu melden und ihre Ideen einzubringen, was bei der Diskussion unterschiedlicher Strategien sehr hilfreich ist.

(2) Das Meetingformat wird lebendiger: Unternehmen verwenden immer häufiger grafische Präsentationen, also die „Visualisierung von Informationen“. Zusätzlich zur Standardisierung von Arbeitsfortschrittsdiagrammen ermöglichen Brainstorming-Strategietreffen mehr Formen des kreativen Ausdrucks.

Der interaktive Touchscreen unterstützt dabei Powerpoint-Präsentationen, Dokumente, Bilder, Videos, Websites, Anwendungen und anderes. So wird die kreative Kommunikation erleichtert.

(3) Mitarbeiter können von entfernten Standorten aus an einem Meeting teilnehmen: Es ist nicht mehr notwendig, dass sich alle Teilnehmer an einem Ort befinden, sodass die an einem Thema Beteiligten in größerem Umfang eingeladen werden können. Der Vorteil neuer technologischer Geräte besteht auch darin, dass mehrere Personen gleichzeitig an einer Videokonferenz teilnehmen und ihre Gesichter sehen können. Die Kommunikationsmethode „emotionale Visualisierung“ ist besser als eine Telefonkonferenz.

(4) Das Nachbereiten der Konferenz ist bequemer: Der interaktive Touchscreen kann die Aufzeichnungen sofort und ohne Fehler übertragen. Scannen Sie dazu einfach einen QR-Code vor Ort, um die Aufzeichnungen herunterzuladen oder weiterzuleiten. Es gibt keine unklaren Erinnerungen an die „Visualisierung des Konsenses“ mehr.

Zusammenarbeit bedeutet „gemeinsam Erfolge erzielen“

Laut der jüngsten „Gensler Workplace Survey“ in Deutschland wurde „neueste Technologie“ von Arbeitnehmern als eine der drei treibenden Kräfte für Hochleistungsarbeitsplätze eingestuft, vor traditionellen Faktoren wie „Erfüllung der Anforderungen an den Arbeitsplatz in vollem Umfang“ und „klare Hierarchie innerhalb der Organisation“. Gleichzeitig zeigen Zukunftsstudien von Dell und Intel, dass in Deutschland 31% der jungen Arbeitnehmer im Alter von 18 bis 34 Jahren aufgrund unzureichender Technologie im Unternehmen den Arbeitsplatz wechseln werden.

Auf den ersten Blick scheinen diese Daten einfach die Begeisterung der jungen Mitarbeiter für den Einsatz neuer Technologien widerzuspiegeln, von älteren Mitarbeitern werden sie deshalb sogar als „eitel und oberflächlich“ kritisiert. Man kann aber davon ausgehen, dass der Widerstand der älteren Mitarbeiter gegen moderne Technologien nur daher kommt, dass sie damit nicht so gut vertraut sind. Jüngere und ältere Mitarbeiter arbeiten jedoch in den verschiedenen Arten von Arbeitsgruppen zusammen mit dem Ziel, ihr Projekt voranzubringen. Die Bedeutung von „collaboration“ ist schließlich, „gemeinsam Erfolge zu erzielen“.

Der „interaktive Touchscreen“ als neuartiges Gerät kann für eine bessere kreative Atmosphäre und mehr Arbeitseffizienz sorgen und ältere Mitarbeiter dazu ermuntern, die Arbeitsgewohnheiten der jüngeren zu übernehmen. - Führen sie neue Denkweisen ein!

Erfahren Sie mehr: Der interaktive Flachbildschirm BenQ DuoBoard erfüllt die Anforderungen kollaborativer Konferenzen und ermöglicht auf diese Weise effizientere Meetings im Unternehmen.

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