Vid soft proof används, per definition, en monitor för att förhandsgranska resultatet av utskriften innan den skrivs ut. Du kan se monitorn som en simulator som simulerar den kombinerade effekten av skrivare, bläck och papper. När du utför en demonstration av färgnoggrannhet ser du ofta en monitor placerad bredvid ett granskningsbås där utskrifterna är placerade, för att göra jämförelser. I teorin är det inte nödvändigt att placera utskriften och granskningsståndet bredvid monitorn, men för att visa hur väl bilden på monitorn kan överensstämma med den faktiska utskriften är det i praktiken nödvändigt.
För att bevisa att soft proof verkligen fungerar är det mycket viktigt att ha konsekventa visningsförhållanden för att granska det fysiska exemplaret. Soft proof kan endast ge bästa resultat under en enda uppsättning visningsförhållanden, inklusive omgivande belysning, omgivande väggfärger, monitorns status samt belysningen i vilken utskrifterna granskas. Därför är det viktigt att alla faktorer är konstanta och förblir desamma som när ICC-profilerna skapades.
Den största fördelen med soft proof är att det sparar bläck, papper och tid före slutresultatet. Vanligtvis blir det många revideringar av ”färger” före slutprodukten, och alla kräver massor av bläck, papper och tid innan du får ett tillfredsställande fysiskt exemplar. Att göra det hela digitalt, med hjälp av soft proof, kan minimera slöseriet med bläck, papper och tid under revideringen. Det är dock inte så att soft proof kan ersätta tryckta exemplar helt och hållet, men det gör definitivt att man slipper de flesta iterationerna däremellan. Slutmålet med detta är att åstadkomma en korrekt korrektur av det fysiska exemplaret som kan användas för slutligt godkännande, officiella förslag och juridiska ändamål.
En annan anledning till att soft proof bör användas i dag är att vi inte nödvändigtvis skickar våra filer till tryckerierna omkring oss längre. Tryckeriet kan finnas på andra sidan jorden. Om så är fallet, och om vi fortfarande förlitar oss på att granska tryckta exemplar, så kommer det att ta minst en hel vecka för det tryckta exemplaret att skickas från tryckeriet till oss och sedan ytterligare en hel vecka från oss till tryckeriet. Om du tänker på kostnaden, bränsleförbrukningen och tiden detta innebär, så håller du nog med om att soft proof är effektivare än att granska tryckta exemplar. Soft proof var inte så populärt under det förra decenniet eftersom tekniken inte var klar. I dag är tekniken här: färgnoggrann monitor, färghanteringssystem och lättanvända ICC-profiler. Alla dessa hörnstenar är på plats för att göra soft proof användbart och effektivt.
