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Inspirer le changement : 5Minds renforce sa culture de collaboration avec Google Jamboard

En à peine cinq ans, 5Minds, une société de conseil en informatique basée en Allemagne, est passée de 5 à 65 employés, et prévoit d’ouvrir très prochainement deux bureaux satellites. Actuellement, l’entreprise coopère avec plus de 50 clients importants provenant de différents secteurs, en leur fournissant des solutions informatiques spécialisées qui les aident à passer à l’air numérique. Pour l’équipe de 5Minds, cet exploit n'aurait jamais été possible sans la culture collaborative qu'ils ont réussi à instaurer au fil des années.

 

« Nous venons tous les trois de grandes entreprises. Nous voulions donc adopter une culture différente de celle à laquelle nous étions habitués », explique Björn Röber, l'un des trois directeurs généraux de 5Minds. Avec les co-fondateurs Nicole Jones et Martin Möllenbeck, ils supervisent les opérations commerciales, en particulier les ventes, le marketing et la distribution.

 

5Minds est une société de conseil allemande spécialisée dans les solutions informatiques personnalisées ainsi que le développement de logiciels. Ses collaborateurs s'engagent pleinement à aider leurs clients à atteindre des objectifs précis tout en répondant aux futures exigences de différentes industries.

 « En tant que PDG, nous souhaitons proposer à notre personnel l’environnement de travail que nous aurions aimé avoir lorsque nous étions encore employés dans nos précédentes entreprises ».

 

En interne, leur objectif était de créer un lieu de travail qui favorise la responsabilité, l’autonomie et la confiance. « Imposer à nos collaborateurs ce qu’ils doivent faire permet d’accroître les revenus du groupe, mais en même temps cela fera également diminuer leur motivation. Pour nous, il est beaucoup plus utile de soutenir chaque employé en les laissant travailler de manière plus indépendante », remarque Björn.

 

Conformément à cette vision, 5Minds avait besoin d'une solution qui les aiderait à convertir leurs salles de réunion standards en espaces de travail interactifs, permettant une collaboration plus fluide et plus créative.

5Minds Boosts Their Collaborative Culture with Google Jamboard.
La différence Jamboard
  • Permet une conceptualisation des idées et une collaboration plus efficaces entre les équipes sans perturber le flux de travail existant
  • Améliore la collaboration à distance grâce à sa solution de visioconférence intégrée Meet for Jamboard ainsi que sa compatibilité avec G Suite
  • Garantie une collaboration continue grâce à la sauvegarde de sessions et à l'exportation de documents

« En tant que PDG, nous souhaitons proposer à notre personnel l’environnement de travail que nous aurions aimé avoir lorsque nous étions encore employés dans nos précédentes entreprises ».

Une transition en douceur

« Les autres solutions que nous avons testées n'étaient pas intuitives », déclare M. Björn, en soulignant la complexité de ceux qui sont équipés de périphériques spéciaux. Selon lui, c’est la simplicité de Jamboard qui les avait finalement convaincus. Comme l’utilisation du Jamboard s’apparente directement à celle d’une tablette ou même d’un véritable tableau blanc, Björn et le reste de l'équipe 5Minds se sont très rapidement familiarisés avec l’écran, et cela sans aucune formation.

 

« Avoir G Suite intégré au Jamboard a également joué en sa faveur », ajoute Björn. « Nous utilisons G Suite depuis plusieurs années maintenant pour pouvoir collaborer sur des documents et présentations peu importe où nous sommes ». Cette portabilité en termes de travail était un point important à considérer. En ayant pour projet d'étendre leurs activités à d'autres sites, sans parler de la fréquence de leurs rencontres avec des clients distants, il était crucial pour eux de pouvoir discuter, faire un brainstorming et présenter des idées où qu'ils soient.

 

« À un moment donné, il était clair que nous devions trouver une solution qui nous permettrait de travailler à partir de différents endroits », explique Björn. Avec la nouvelle fonction Meet for Jamboard, ils peuvent facilement organiser et diffuser des sessions en direct sur n'importe quel appareil utilisé par leurs collègues ou leurs clients. Grâce aux sessions en direct, ils peuvent consolider et appliquer les feedback en temps réel comme s'ils étaient dans la même pièce ; leur permettant ainsi d'arriver plus rapidement à un consensus.

 

Une collaboration continue et proactive

« Rejoindre des sessions Jamboard depuis nos iPads est également très utile. Cela rend le processus plus fluide. Nous sommes en mesure de collaborer sur plusieurs sites et tout en ayant la possibilité de rouvrir ces sessions quand nous le voulons ».

 

L'équipe 5Minds apprécie la continuité de travail que leur offre Jamboard. Björn se souvient d'une époque où ils étaient obligés de prendre en photo les tableaux blancs après chaque réunion : « Le problème avec les tableaux blancs traditionnels, c'est que nous ne pouvions plus en réviser le contenu. Avec Jamboard, nous pouvons récupérer notre travail et le modifier comme bon nous semble ».

 

Ce qui rend la chose encore plus pratique, c'est la façon dont les jams sont automatiquement sauvegardés sur le compte Google Drive de chaque participant après chaque session. Ils peuvent aussi facilement exporter un jam en PDF ou autre format de fichier, et l'envoyer directement à n'importe quel destinataire.

 

Depuis que le Jamboard a fait sa place dans les bureaux de 5Minds, des développeurs de l’entreprise ont demandé à Björn de s’approvisionner en unités supplémentaires. Selon lui, le changement dans la culture du travail est évident. En laissant aux collaborateurs une certaine marge de manœuvre et en leur permettant de tenir leurs propres réunions à leur propre rythme, ceux-ci ont pu stimuler leur créativité ainsi que leur engagement.

 

« Nous avons toujours voulu entreprendre de grands projets ensemble. Maintenant, notre personnel fonctionne comme une tribu. Nous travaillons beaucoup mieux et le processus est encore plus viable que jamais », déclare Björn.

L’entreprise 5Minds dispose actuellement de six unités Google Jamboard dans leur siège. En raison d'une augmentation notable de la collaboration et de la satisfaction des équipes après seulement un an d'utilisation, ils prévoient maintenant d'avoir au moins une unité dans chacune de leurs salles de réunion.

 

Produit(s)

Google Jamboard

Tableau blanc interactif et collaboratif

55 pouces, résolution 4K (UHD)

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