COVID-19 Statement

Hoe het Royal Berkshire Hospital COVID-19 tegenslagen overwon met BenQ

  • BenQ
  • 2021-04-28
Ad-hoc samenwerking met het BenQ Duoboard

Het Royal Berkshire Hospital (RBH) in Reading werd opgericht in 1839 en biedt al meer dan twee eeuwen professionele gezondheidszorg aan de inwoners van Berkshire, Engeland. Vóór de uitbraak van COVID-19 was het personeel van het ziekenhuis op zoek gegaan naar mogelijke bedrijfsoplossingen die hen zouden helpen hun interne processen verder te bevorderen en de kwaliteit van hun vergaderingen te verbeteren.

Dr. Sumith Perera, de hoofdconsultant van RBH voor oogslachtoffers en cataractchirurgie, alsook de klinische leider van de Prince Charles Eye Unit in Windsor, had een oplossing nodig die meerdere experts van verschillende locaties met elkaar kon verbinden voor grote maandelijkse sync ups. Het was voor hem en zijn collega's van cruciaal belang om allemaal op dezelfde lijn te zitten en goed toegerust te zijn om aan de behoeften van hun patiënten te voldoen. Om deze reden zochten ze BenQ op.

Royal Berkshire Hospital | Prince Charles Eye Unit

Over het project

De Prince Charles Eye Unit in Windsor is een speciale afdeling van het Royal Berkshire Hospital die behandeling spoedeisende hulp en chirurgie biedt aan patiënten met oogproblemen.

 

De oplossing

  • Duoboard 65'' corporate interactieve display
  • IE1004-B Intel Core i7 OPS slot-in PCs
  • DBY22 Smart 4K conferentie camera
  • WDR02u WiFi Bluetooth USB adapters


Dr. Sumith Perera

MBBS. DCEH MRCOphth. FRCS. Cert. LRS consultant oogarts, cataract- en refractie chirurg.

 

De eerste golf doorstaan

"Al onze bestuurs- en zakelijke vergaderingen waren face-to-face," zegt Dr. Perera, "We gebruikten flip-overs, whiteboards en middelgrote schermen in de bestuurskamer voor presentaties." Hoewel deze bestaande vergadertools nuttig waren, vonden ze ze ook erg beperkend. Met deze traditionele oplossingen konden ze niet op afstand samenwerken. Aangezien hun werkgroepen verspreid zijn over verschillende locaties van de Royal Berkshire NHS Foundation Trust, moesten ze een haalbaar schema bedenken dat hen in staat zou stellen persoonlijk bijeen te komen, vandaar de maandelijkse bijeenkomsten. De opzet was niet flexibel genoeg; een probleem dat nog werd verergerd door de pandemie.''

"Tijdens de eerste golf van COVID-19-gevallen waren alle persoonlijke ontmoetingen verboden", legt dr. Perera uit. RBH had strikte protocollen geïmplementeerd om de veiligheid van hun patiënten en personeel te waarborgen. Dit betekende het eerder genoemde verbod en een herschikking van prioriteiten. "We hadden een enorme achterstand bij de operaties," legt hij uit, "Onze prioriteit was om aan zoveel mogelijk gevallen te werken om de wachttijden voor routineoperaties te verkorten. Dit vereiste veel coördinatie tussen locaties en regelmatige planningsvergaderingen, omdat de beschikbaarheid van personeel voor routinewerkzaamheden van dag tot dag veranderde, afhankelijk van de extra vraag van COVID-gerelateerde diensten."

''Op dat moment werd het snel duidelijk dat hun bestaande vergaderopstellingen niet langer houdbaar waren. De afdeling van dr. Perera merkte op dat ze door de nieuwe beperkingen niet alleen geen persoonlijke vergaderingen meer konden houden met hun patiënten, maar ook niet met andere teams binnen het RBH-systeem, en moest haar strategie opnieuw bekijken en zich snel aanpassen.''

''Een van de eerste veranderingen was de frequentie van hun vergaderingen. Van een maandelijkse aangelegenheid werden hun personeelssynchronisaties een wekelijkse en zelfs dagelijkse aangelegenheid. Op die manier konden ze de onmiddellijke ontwikkelingen in hun regio en in het ziekenhuis op de voet volgen. Een kerngroep van vijftien medische professionals regelde de logistiek om ervoor te zorgen dat zij nog steeds patiëntenzorg konden bieden en dat alle geplande operaties volgens plan zouden verlopen. Een andere belangrijke verandering was de handhaving van sociale distantie. Aangezien alle vijftien mensen in één ruimte waren gestationeerd en zij zich moesten houden aan het twee meter afstandsprotocol, speelden het BenQ DuoBoard en de videoconferentie-oplossingen een cruciale rol.''

Het vaststellen van nieuwe protocollen

Het RBH schafte oorspronkelijk BenQ DuoBoards aan omdat deze aan hun vergaderwensen konden voldoen. Aangezien het DuoBoard ingebouwde cloud whiteboarding heeft, had het team van Dr. Perera geen flipcharts of fysieke whiteboards meer nodig. De grootformaat displays gaven hen een breder scherm voor hun presentaties-een functie die hielp bij hun interne COVID-preventie-inspanningen.

"Het DuoBoard heeft ons in staat gesteld om groepsdiscussies te voeren in een omgeving met sociale afstand. Het scherm was groot genoeg voor onze medewerkers om alle details te zien die werden gedeeld. Het maakte meer interactie mogelijk in vergelijking met wanneer we vergaderingen hadden met behulp van desktops en laptops," zegt Dr. Perera.

Met de opkomst van COVID-19 waren zij niet alleen in staat om het DuoBoard te maximaliseren voor sociale afstand, zij slaagden er ook in om soepel over te stappen naar een operationele hybride werkopstelling.

"We hadden 10% van ons personeel ter plaatse terwijl de rest op afstand of vanuit huis werkte," merkt Dr. Perera op. "We gebruikten de BenQ camera's met een breed gezichtsveld, zodat het personeel op afstand iedereen in de kamer duidelijk kon zien."

Hun DuoBoards werden ook geleverd met BenQ OPS slot-in PC's, waardoor ze de door RBH voorgeschreven conferencing oplossing, Microsoft Teams, direct vanaf hun beeldschermen konden gebruiken. Dr. Perera legt uit dat het ziekenhuis Teams gebruikt om te voldoen aan hun eisen op het gebied van gegevensbescherming. En aangezien het DuoBoard met de slot-in PC hen de flexibiliteit bood om de conferentie-oplossing van hun voorkeur te gebruiken, was het voor hen een makkelijke beslissing om voor BenQ te kiezen.

"Het DuoBoard is vooral handig wanneer we feiten en cijfers laten zien aan personeel dat op verschillende locaties deelneemt."

"Bij operaties is een multidisciplinaire inbreng van teams en personeel van verschillende locaties nodig," legt Dr. Perera uit. "We moeten rekening houden met pre-operatieve beoordelingen, COVID uitstrijkjes, toewijzing van verplegend personeel, anesthesie en chirurg toewijzingen. De BenQ oplossingen stellen ons in staat om regelmatig bijeen te komen om deze zaken te bespreken. Het DuoBoard is vooral handig wanneer we feiten en cijfers laten zien aan personeel van verschillende locaties".

Gezien hoe goed hun DuoBoards hybride werk en samenwerking tussen verschillende locaties faciliteren, overwegen Dr. Perera en zijn team nu om hun huidige opstelling een permanente te maken. Het bespaart hen de tijd en moeite die nodig is om maandelijkse persoonlijke vergaderingen te organiseren, maakt hun teams flexibeler en stelt hen in staat om de COVID-19 protocollen gemakkelijk na te leven.