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3 Tipps zur Steigerung Ihrer Meeting-Effizienz
- BenQ
- 2021-06-22
Meetings sind unproduktiv, wenn die Teilnehmer unvorbereitet auftauchen und während der gesamten Dauer nicht ausgelastet sind. Beleben Sie Ihre Meetings, indem Sie diese drei einfachen Tipps anwenden
Wie oft haben Sie schon gemurmelt "Das hätte auch eine E-Mail sein können", nachdem Sie ein weiteres stundenlanges Meeting hinter sich gebracht haben? Da sind Sie nicht allein. Laut Forbes haben viele Mitarbeiter das Gefühl, dass Meetings ein Zeitfresser sind, der eher kontraproduktiv als nützlich ist. Sie haben geäußert, dass Meetings oft ihren Fortschritt behindern, anstatt ihnen zu helfen, die Arbeit zu erledigen.
Aber ob man sie mag oder nicht, Meetings erfüllen einen Zweck, der durch den Austausch von E-Mails, Instant Messages oder Sprachanrufen nicht erfüllt werden kann. Einige Geschäftsführer ziehen es sogar vor, Meetings abzuhalten, vorausgesetzt, sie werden effizient durchgeführt. Wie führen Sie also produktive Meetings durch, die für niemanden eine Zeitverschwendung darstellen? Hier sind drei praktische und umsetzbare Tipps.
1. Haben Sie eine klare Tagesordnung und einen Zeitplan
Unabhängig davon, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Besprechung handelt, ist es wichtig, sie im Voraus zu planen und jedem Teilnehmer eine klar definierte Tagesordnung zur Verfügung zu stellen. Diese Agenda dient zwei Zwecken. Erstens reduziert sie automatisch die Anzahl der Besprechungen. Zu oft sitzen die Mitarbeiter in langen Gesprächen, in denen ihr Beitrag nicht unbedingt benötigt wird. Dadurch wird die Zeit verschwendet, die sie für andere, sinnvollere Aufgaben hätten nutzen können. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuladen, für die die Diskussion wichtig ist. Für bessere Meetings empfiehlt die Harvard Business Review, die Teilnahme auf weniger als acht Personen zu beschränken.
Zweitens sorgt die Tagesordnung dafür, dass alle vorbereitet sind und sich abstimmen. Wenn die Besprechungsteilnehmer im Voraus wissen, was besprochen wird, haben sie genügend Zeit, um Ideen zu entwickeln, die sie mit dem Rest der Gruppe teilen können. Auf diese Weise wird die Besprechungszeit besser genutzt. Anstatt die ersten Minuten für die Einweisung der Teilnehmer zu nutzen, kann der Gastgeber sofort in die Besonderheiten seiner Aufgabe eintauchen, während der Rest seine durchdachten Lösungen beisteuern kann.
Wenn Sie in Zukunft Meetings planen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Raum buchen und die wichtigsten Gesprächspunkte im Voraus versenden. Das BenQ DuoBoard und das CS-Serie werden mit Lösungen wie Meeting Room 365 ausgestattet, die es Meeting-Organisatoren ermöglichen, Besprechungsräume ganz einfach zu reservieren und gleichzeitig die Tagesordnung über ihre bevorzugte E-Mail-Plattform zu versenden.
2. Ablenkungen beseitigen
In Meetings ist es ziemlich leicht, abgelenkt zu werden. Alles, was Sie daran hindert, pünktlich zu beginnen oder die Diskussion entgleisen lässt, gilt als Ablenkung. Das können einfache Dinge sein, wie z. B. herauszufinden, wie Sie Ihren Laptop an einen Bildschirm anschließen oder das HDMI-Kabel an einen anderen Vortragenden weiterzureichen (nur damit dieser feststellt, dass sein Notebook einen anderen Anschluss verwendet). Diese kleinen Unannehmlichkeiten summieren sich und können den Fluss eines guten Gesprächs stören. Eliminieren Sie sie so weit wie möglich.
Meetingteilnehmer sollten sich nicht durch triviale technische Probleme aufhalten lassen. Wenn Ihre Meetingraumtechnologien - egal ob Display, Projektor oder VoIP-Setup - die Arten von Geräten einschränken, die Sie verwenden können, oder Aufgaben komplizierter machen, sollten Sie einen Austausch in Betracht ziehen. Technologien sollten so einfach zu bedienen sein, dass Sie den Raum betreten und sofort loslegen können.
3. Aktive Förderung der Zusammenarbeit
Zu guter Letzt sollten effiziente Meetings in hohem Maße kollaborativ sein. Geschäftsbesprechungen sind in ihrem Kern keine einsame Aktivität. Es werden verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen um ihren Beitrag gebeten, da ihre unterschiedlichen Fachkenntnisse benötigt werden, um ganzheitliche Lösungen zu finden. Aus diesem Grund ist es wichtig, Gelegenheiten zum Sammeln von Feedback und zur Zusammenarbeit zu schaffen, insbesondere während Brainstormingsitzungen.
Tools wie ein Whiteboard (entweder physisch oder cloudbasiert), interaktive Bildschirmfreigabe oder Umfragesysteme erleichtern die aktive Zusammenarbeit und lassen die Meetingteilnehmer mehr tun, als nur ihre Gedanken zu verbalisieren. Insbesondere Cloud-Whiteboards ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Ideen nicht nur zu visualisieren, sondern auch Multimediadateien auf dem Whiteboard abzulegen, um ihre Punkte effektiver zu vermitteln.
Die interaktive Bildschirmfreigabe hingegen ermöglicht es den Meetingteilnehmern, zusammenzuarbeiten, indem sie ein laufendes Projekt in Echtzeit am Bildschirm bearbeiten. Im Vergleich zur traditionellen Art der Präsentation eines statischen Foliendokuments, bei der das Feedback während des Meetings gesammelt und dann später angewandt wird, wird durch das Öffnen der Projektdatei während des Meetings sichergestellt, dass Änderungen nicht vergessen und korrekt umgesetzt werden. Natürlich kann nicht jedes Projekt oder jede Diskussion in einer Sitzung abgeschlossen werden. Gute Meetingraumlösungen sollten es Ihnen ermöglichen, Ihre Sitzungen aufzuzeichnen oder zu exportieren, damit Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen können.
Meetings sollten produktive Gespräche fördern. Richtig gemacht, mit den richtigen Tools, können Sie effektivere Sitzungen ohne Ablenkungen oder Einschränkungen abhalten.
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