Des espaces changeants : la salle de conférence sans frontières

Même les entreprises les mieux préparées, dotées de plans d'urgence, ont été prises de court par la pandémie. Les opérations se sont arrêtées net, affectant les revenus, le cours des actions et les transactions de l'entreprise[1]. Les bureaux ont dû être vidés ou réduits[2,3]. Les licenciements ont été envisagés[4,5]. C'était un moment crucial pour les décideurs de haut niveau. Les cadres dirigeants devaient agir rapidement en se basant sur les conseils de leur conseil d'administration.

Normalement, ces types de discussions sont réservés aux examens trimestriels - des réunions programmées où les hauts responsables se réunissent physiquement dans des salles de conseil privées pour délibérer de l'état actuel et de l'orientation future de leur organisation. Mais avec l'urgence et les restrictions engendrées par la pandémie, les réunions du conseil d'administration ont dû être convoquées immédiatement et à distance, introduisant ce qui est maintenant devenu la nouvelle normalité pour les réunions de la haute direction.[6,7]

Les salles de conseil typiques sont de grands espaces de bureau réservés aux réunions périodiques des membres du conseil d'administration. Ces assemblées importantes ont lieu au moins une fois par trimestre. Pendant la majeure partie de l'année, ces espaces sont utilisés par les employés pour organiser des réunions avec les principales parties prenantes et les clients potentiels en visite sur le site, ou pour organiser des réunions régulières entre les différentes équipes fonctionnelles.

Tous ces rassemblements se sont déroulés principalement en face à face, de sorte qu'il n'était pas vraiment nécessaire de disposer d'un équipement spécial, hormis un projecteur ou un écran grand format. Les présentateurs n'avaient qu'à apporter leur ordinateur portable pour partager du contenu avec le reste des participants. Mais à mesure que les entreprises adoptent un style de travail plus flexible et hybride, les participants aux réunions ne sont plus confinés entre les murs physiques de la salle de réunion.[8] Un nombre considérable de personnes se joignent désormais aux discussions hors site. Il est donc nécessaire d'aménager les salles de manière à les rendre plus propices aux vidéoconférences hautement interactives.

Avant la pandémie, les appels avec des pairs distants se faisaient souvent par le biais de systèmes VoIP (voix sur protocole Internet) - des outils de salle de réunion qui facilitaient l'audioconférence sur Internet.[9] Si des aides visuelles devaient être présentées, cela se faisait par le biais des fonctions de partage d'écran des applications de conférence Web comme Zoom, Skype, etc. De nombreuses entreprises s'orientant désormais vers le travail à domicile, il est devenu indispensable de voir ses pairs à distance lors de réunions hybrides.

C'est pourquoi les organisations doivent faire le point sur les outils dont elles disposent actuellement dans leurs salles de réunion. Sont-ils suffisants pour faciliter différents types de réunions à grande échelle dans une configuration de travail hybride?

Ce qui distingue les solutions de réunion contemporaines de leurs prédécesseurs, c'est l'évolutivité et le degré d'interactivité qu'elles offrent.[12] Par exemple, des technologies telles que les écrans interactifs avec tableaux blancs sur cloud intégrés donnent à plusieurs utilisateurs distants la possibilité de collaborer dans le même espace en même temps. Cela garantit que toutes les parties sont activement engagées pendant les sessions. Les présentations ne sont plus seulement à sens unique. Les parties prenantes peuvent donner leur avis en direct et même modifier le contenu directement, qu'elles se trouvent dans la même salle de réunion ou qu'elles travaillent à distance.

Vous trouverez ci-dessous une comparaison entre les salles de conférence standard d'aujourd'hui, équipées d'un système de conférence Web de base, et leurs homologues hybrides à l'épreuve du temps.

En adoptant différents modèles de travail hybrides, plusieurs organisations ont commencé à transformer leurs bureaux en espaces de travail plus légers et plus efficaces. Les salles de réunion deviennent de plus en plus interactives - un changement qui se reflétera également dans les salles de conseil. Qu'il s'agisse d'une refonte complète ou d'une simple mise à niveau des technologies existantes pour les salles de réunion, il est important que les organisations tiennent compte de l'interactivité en temps réel entre les pairs et les parties prenantes, qu'ils soient au bureau ou à distance. Parcourez la galerie pour découvrir des façons simples et avancées d'améliorer vos salles de réunion actuelles grâce aux solutions de réunion BenQ.