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3 conseils pour améliorer l'efficacité de vos réunions
- BenQ
- 2020-11-25
Les réunions sont improductives lorsque les participants se présentent sans être préparés et restent sous-utilisés pendant toute la durée de l'épreuve. Animez vos discussions en appliquant ces trois conseils simples
Combien de fois vous êtes-vous dit : "Ca aurait pu se faire en un simple mail" après avoir assisté à une autre réunion d'une heure? Vous n'êtes pas le seul. Selon Forbes, de nombreux employés ont l'impression que les réunions sont une perte de temps et sont plus contre-productives qu'utiles. Ils affirment que les réunions finissent souvent par entraver leur progression plutôt que de les aider à accomplir leur travail.
Mais qu'on le veuille ou non, les réunions ont une utilité qui ne peut être remplie par des échanges de courriers électroniques, des messages instantanés ou des appels vocaux. En fait, plusieurs PDG préfèrent tenir des réunions, à condition qu'elles soient efficaces. Alors comment mener des réunions très productives qui ne font perdre de temps à personne? Voici trois conseils pratiques et réalisables.
1. Établir un ordre du jour et un calendrier précis
Qu'il s'agisse d'une réunion unique ou récurrente, il est important de la programmer à l'avance et de fournir à chaque participant un ordre du jour clairement défini. Cet ordre du jour a deux objectifs. Premièrement, il réduit automatiquement le nombre de plates-formes de réunion. Trop souvent, les employés se retrouvent assis pendant de longues conversations où leur contribution n'est pas nécessairement indispensable. Cela leur fait perdre le temps qu'ils auraient pu utiliser pour effectuer d'autres tâches plus significatives. Il est donc important de n'inviter que les personnes essentielles à la discussion. Pour de meilleures réunions, la Harvard Business Review recommande de limiter la participation à moins de huit personnes.
Deuxièmement, l'ordre du jour permet à chacun de se préparer et de s'aligner. En sachant à l'avance ce qui va être discuté, les participants à la réunion ont tout le temps de trouver des idées qu'ils peuvent partager avec le reste du groupe. De cette façon, le temps de réunion est mieux utilisé. Au lieu de consacrer les premières minutes à informer les participants, l'hôte peut immédiatement se plonger dans les détails de sa tâche tandis que les autres peuvent facilement apporter leurs solutions réfléchies.
Lorsque vous planifiez des réunions à l'avenir, veillez à réserver une salle et à envoyer les principaux points de discussion à l'avance. Le BenQ DuoBoard et le Corporate Meeting Room Display sont intégrés à des solutions telles que Meeting Room 365 qui permettent aux organisateurs de réunions de réserver facilement des salles de réunion tout en envoyant simultanément l'ordre du jour à partir de leur plateforme de messagerie préférée.
2. Supprimez les distractions
Dans les réunions, il est assez facile de se laisser distraire. Tout ce qui vous empêche de commencer à l'heure ou fait dérailler la discussion est considéré comme une distraction. Il peut s'agir de choses simples, comme le fait de devoir trouver comment connecter votre ordinateur portable à un écran ou de passer le câble HDMI à un autre présentateur (pour qu'il se rende compte que son ordinateur portable utilise un connecteur différent). Ces petits désagréments s'accumulent et peuvent perturber le déroulement d'une bonne conversation. Dans la mesure du possible, éliminez-les.
Les participants à une réunion ne doivent pas s'embourber dans des problèmes techniques insignifiants. Si les technologies de votre salle de réunion - qu'il s'agisse d'un écran, d'un projecteur ou d'une configuration VoIP - limitent les types de dispositifs que vous pouvez utiliser ou rendent les tâches plus compliquées, envisagez de les remplacer. Les outils de salle de réunion doivent être suffisamment simples à utiliser pour que vous puissiez entrer dans une salle et commencer immédiatement.
3. Encourager la collaboration active
Enfin, des réunions efficaces doivent être hautement collaboratives. Les réunions d'affaires, dans leur essence, ne sont pas des activités solitaires. Différents personnels fonctionnels sont réunis pour apporter leur contribution, car leurs diverses expertises sont nécessaires pour trouver des solutions. C'est pourquoi il est essentiel de créer des opportunités de collecte de commentaires et de travail collaboratif, notamment lors des sessions de brainstorming.
Des outils tels qu'un tableau blanc (physique ou basé sur le cloud), un partage d'écran interactif ou des systèmes de sondage facilitent la collaboration active et permettent aux participants à la réunion de faire plus que verbaliser leurs pensées. Les tableaux blancs sur le cloud, en particulier, permettent aux collègues de travail non seulement de visualiser leurs idées, mais aussi de déposer des fichiers multimédias sur le tableau pour faire passer leurs arguments plus efficacement.
Le partage d'écran interactif, quant à lui, permet aux participants à la réunion de collaborer en modifiant un jeu de diapositives ou un projet en cours à l'écran en temps réel. Par rapport à la méthode traditionnelle de présentation d'un diaporama statique, où les commentaires sont rassemblés pendant la réunion puis appliqués ultérieurement, le fait d'avoir le fichier du projet ouvert pendant la réunion permet de s'assurer que les modifications ne sont pas oubliées et sont mises en œuvre correctement. Bien sûr, tous les projets ou discussions ne peuvent pas être finalisés en une seule séance. Les bonnes solutions de salle de réunion doivent vous permettre d'enregistrer ou d'exporter vos sessions afin que vous puissiez les poursuivre ultérieurement.
Les réunions doivent faciliter les conversations productives. Bien fait et avec les bons outils, vous pouvez organiser des sessions plus efficaces sans distractions ni limites.