Avere a disposizione le lavagne BenQ a scuola è incredibilmente utile per le lezioni, in quanto consentono sia agli insegnanti che agli studenti di utilizzare numerosi strumenti e funzioni interattive. Ma dato che queste lavagne sono spesso delle installazioni permanenti in classe, chiunque può facilmente entrare in un'aula e utilizzarle liberamente. Ciò solleva una questione essenziale relativa alla sicurezza: Quanta autorità si deve concedere a ciascun utente?

La risposta dipende dalla strategia di sicurezza della scuola. Se la scuola è abbastanza piccola ed è facile tenere sotto controllo l'utilizzo della lavagna da parte degli studenti, allora dovrebbero essere sufficienti delle linee guida per l'utilizzo. Ma se le lavagne si trovano in ambienti in cui gli ospiti possono entrare in qualsiasi momento, è possibile che la scuola si esponga a potenziali rischi per la sicurezza dei dati.

Fortunatamente per le scuole, le schede BenQ sono dotate di funzioni di sicurezza che consentono di imporre controlli di accesso più severi.

 L'Account Management System (AMS) di BenQ è destinato soprattutto agli insegnanti. AMS è una piattaforma online che può essere utilizzata per accedere alle proprie lavagne, personalizzare le schermate iniziali, inserire i segnalibri nelle pagine web e, soprattutto, collegare il proprio account di cloud storage per accedere facilmente ai file delle lezioni. Gli amministratori possono anche utilizzare AMS per assegnare ruoli a ciascun utente. Ne parleremo in dettaglio più avanti. 

D'altra parte, c'è anche la piattaforma IAM (Identity and Access Management) [link] di BenQ, pensata per gli amministratori IT. IAM è una console di gestione basata su cloud che consente agli amministratori di applicare i controlli di accesso alle schede BenQ. Possono aggiungere e rimuovere facilmente gli utenti autorizzati (manualmente o tramite la sincronizzazione con il servizio di directory della scuola) e assegnare loro ruoli specifici. 

Di seguito è riportato l'elenco dei diversi ruoli utente. Ma prima di arrivare a questo, dobbiamo discutere tre impostazioni che influenzano il livello di accesso di questi utenti alla BenQ Board.

Al momento della configurazione delle schede, gli amministratori IT hanno la possibilità di abilitare o disabilitare il servizio AMS per la loro scheda BenQ. Senza AMS, tutti avranno lo stesso livello di privilegi utente e di accesso di un amministratore. Questo può andare bene per le scuole molto piccole con solo una manciata di schede BenQ, dove gli insegnanti possono facilmente far rispettare le linee guida di utilizzo e monitorare chi può accedere alle loro schede in qualsiasi momento. Per le scuole più grandi, invece, consigliamo vivamente di attivare il servizio per un migliore controllo e una maggiore sicurezza. 

La modalità di autenticazione è un'impostazione speciale che gli amministratori possono trovare su AMS. Quando è attivata, questa modalità richiede a tutti di accedere con un account utente registrato su IAM prima di poter utilizzare la lavagna BenQ o accedere a qualsiasi sua funzione. 

Gli amministratori IT possono accedere alla console AMS della scuola e assegnare un ruolo speciale (utente limitato o amministratore) a un singolo utente o a gruppi di utenti. Quando qualcuno diventa un utente limitato, sarà in grado di modificare solo le impostazioni di base della scheda BenQ, come la luminosità del display e i controlli del volume. Non sarà in grado di manomettere le impostazioni critiche del dispositivo, che sono normalmente riservate a chi ha il ruolo di amministratore. 

Ecco il riepilogo di tutti i ruoli utente:

In precedenza abbiamo notato che esistono tre diverse impostazioni che influenzano l'accesso degli utenti alle schede BenQ:

• L'AMS è abilitato?

• La modalità di autenticazione è abilitata?

• Quali ruoli sono assegnati a ciascun utente?

La configurazione di tutte e tre le impostazioni influisce sui tipi di utenti che possono accedere alla lavagna e, di conseguenza, sul livello di sicurezza che ne deriva. Il diagramma e la tabella seguenti spiegano cosa comporta ogni combinazione di impostazioni.