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Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) für drahtlose Präsentationssysteme

BenQ
2020/07/13

Für IT-Mitarbeiter sind die Supportanforderungen in Besprechungsräumen einzigartig und anspruchsvoll. Angesichts des rasanten Wachstums informeller Bereiche wie Gruppenräume, Huddle Rooms und Kollaborationsräume ist es für IT-Mitarbeiter eine neue Herausforderung, Mitarbeiter und Besucher effektiv unterstützen zu können.

Drahtlose Präsentationssysteme bieten die Möglichkeit, neue Besprechungsräume zu geringeren Kosten als herkömmliche Kabelsysteme zu verwalten. Wie können Administratoren verschiedene Systemtypen vergleichen? Eine Option ist der Cost-of-Ownership-Ansatz wie das Gartner-TCO-Modell, bei dem einmalige Kosten, einschließlich Hardware und Arbeitsaufwand, sowie identifizierbare wiederkehrende Kosten zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten verwendet werden.

Drei Typen für drahtlose Präsentationssysteme für Unternehmen

Auf dem Markt stehen über 30 verschiedene Marken von drahtlosen Präsentationssystemen zur Auswahl. Sie können in drei verschiedene Varianten unterteilt werden. Was sind die Hauptkostenelemente der einzelnen Typen und wie summieren sie sich?

Um diese Systeme mithilfe des Gartner-Modells richtig zu bewerten, werden die folgenden Kosten für jeden Typ betrachtet.

 

 

Ausrüstungs- und Installationskosten
  • Erstausrüstungskosten (z. B. Sender und Empfänger)
  • Einrichtung und Installation
  • Arbeiter - Netzwerkkonfiguration
  • Arbeiter - Sicherheits- und Leistungstests
  • Arbeiter - App-Bereitstellung (falls erforderlich)
  • Arbeiter - App Training (falls erforderlich)
  • Arbeiter - Benutzerdefinierte Programmierung (falls erforderlich)

 

 

Identifizierbare wiederkehrende Kosten
  • Software - Jahresabonnement
  • Arbeiter - Netzwerküberwachung und Geräteverwaltung
  • Arbeiter - App-Updates (falls erforderlich)
  • Arbeiter – App-Training (falls erforderlich)
  • Arbeiter - Benutzerdefinierte Programmierung (falls erforderlich)

 

 

Typ Nr. 1 - Senderbasierte drahtlose Präsentationssysteme

BenQ InstaShow und Barco ClickShare sind Beispiele für eine drahtlose Präsentationslösung, bei der ein physischer Sender verwendet wird, um Ihr Notebook per HDMI- oder USB-C mit einem Projektor oder Display zu nutzen. Beide Systeme können unabhängig vom Unternehmensnetzwerk betrieben werden, können jedoch für Verwaltungsaufgaben wie Bildschirmmeldungen, Firmware-Upgrades und Remote-Senderkopplungen eine Verbindung zum Netzwerk herstellen. Laut Futuresource ist dieser Typ die beliebteste Variante für drahtlose Präsentationssysteme. Diese Systeme haben höhere Kosten für die Erstausrüstung, können jedoch innerhalb von Minuten ohne IT-Unterstützung installiert werden und haben keine wesentlichen wiederkehrenden Kosten.

 

 

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Typ Nr. 2 - Drahtlose AV-Steuerungssysteme

AV-Steuerungssysteme wie Crestron, AMX und Extron werden seit Jahren in größeren Besprechungsräumen und Sitzungssälen eingesetzt. Während diese Systeme traditionell HDBaseT- und HDMI-Kabel verwenden, um Signale von Quellen zum Display zu leiten, bieten fast alle großen Marken von AV-Steuerungssystemen jetzt Optionen für die drahtlose Verbindung. Crestron AirMedia und AMX Enzo sind zwei Beispiele für drahtlose Präsentationssysteme, mit denen bereits vorhandene AV-Steuerungssysteme und -Netzwerke durch die benutzerdefinierte Programmierung gesteuert werden können.

Die anfänglichen Ausrüstungskosten sind ähnlich wie bei senderbasieren Systemen. Ihre Komplexität und Abhängigkeit von mehreren Netzwerkkomponenten für die Leistung kann jedoch zu höheren Installationskosten führen, insbesondere wenn eine benutzerdefinierte Programmierung erforderlich ist. Für diese Systeme muss normalerweise eine proprietäre App auf das Gerät geladen werden, die getestet und bereitgestellt werden muss. Zudem müssen häufig Schulungen für Benutzer von Besprechungsräumen stattfinden. Diese Systeme können auch identifizierbare wiederkehrende Kosten wie Überwachung und Geräteverwaltung sowie zusätzliche Softwarekosten haben.

Typ Nr. 3 - WiFi Network Hubs

Dieser Typ wird von vielen verschiedenen Marken wie Kramer, Airtame und Mersive verwendet und basiert auf der WiFi-Infrastruktur des Unternehmens und proprietären Apps, damit Notebooks und Smartphones eine Verbindung zu einem gemeinsam genutzten Display herstellen können. Abhängig von der Marke kann der Erstausrüstungspreis dieser Systeme niedriger sein als bei einem senderbasierten System, es können jedoch auch höhere Installationskosten und wiederkehrende Kosten anfallen, die sich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken können.

Bei WiFi Network Hub-Systemen hängt die Gesamtleistung des Systems in einer Besprechung häufig von der Netzwerkleistung des Unternehmens ab, insbesondere bei Anwendungen wie dem Streamen von Videos. Viele Netzwerkintegrationshandbücher erfordern bestimmte Bandbreitenanforderungen, Ping-Zeiten, bestimmte Netzwerkports und QoS-Einstellungen, damit das System ordnungsgemäß funktioniert. Da es sich bei den Empfänger-Hubs um aktive Netzwerkgeräte handelt, müssen IT-Manager vor Sicherheitsbedrohungen das Hauptnetzwerk des Unternehmens schützen und Präsentationsinhalte vor unbefugtem Anzeigen über das Netzwerk schützen.

Aufgrund der Notwendigkeit, diese aktiven Netzwerk-WiFi-Hub-Geräte zu verwalten, fallen bei vielen Modellen wiederkehrende Kosten für separate Supportprodukte und Abonnements an, um Updates und Sicherheitspatches bereitzustellen. Mögliche Gebühren sowie die Kosten für die Bereitstellung der aktualisierten Apps sollten bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten berücksichtigt werden.

TCO-Kostenelement Nr. 1 - Ausrüstungs- und Installationskosten

Um eine TCO-Analyse zu berechnen, werden wir die anfänglichen Kostenschätzungen basierend auf den typischen Aufgaben skizzieren, die in den Netzwerkbereitstellungshandbüchern eines Einstiegssystems (1080p-Auflösung) beschrieben sind. In diesem Beispiel verwenden wir die BenQ InstaShow als senderbasiertes System und beliebte Systeme aus AV Control- und WiFi-Netzwerkarchitekturen.

Beachten Sie, dass die tatsächlichen Kosten je nach Modell und Unternehmen variieren. In diesem Beispiel wird nur eine minimale Zeit für ein neues oder geändertes VLAN-Setup benötigt. Abhängig von der Größe der Bereitstellung sind diese einmaligen Kosten geringer, wenn mehrere Hubs gleichzeitig installiert werden.

 

Setup and Installation Costs
BenQ InstaShow AV Control “A” WiFi Network Hub "M"
Setup and Installation Costs

Initial Equipment Cost 

BenQ InstaShow
$999
AV Control “A”

$1,800

WiFi Network Hub "M"

$799

Setup and Installation Costs

Network Performance Bandwidth and Performance Audit

BenQ InstaShow
No network needed
AV Control “A”

$100

WiFi Network Hub "M"

$100

Setup and Installation Costs

Baseline Security Standard Audit

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

WiFi Network Hub "M"

$100

Setup and Installation Costs

Open / Configure 10-25 network ports

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

$25

WiFi Network Hub "M"

$50

Setup and Installation Costs

Create & Configure VLAN

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

$100

WiFi Network Hub "M"

$100

Setup and Installation Costs

Configuring Encryption Security

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

WiFi Network Hub "M"

$50

Setup and Installation Costs

Deploying App on User Notebooks

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

$50

WiFi Network Hub "M"

$50

Setup and Installation Costs

Testing and Training

BenQ InstaShow
N/A
AV Control “A”

$100

WiFi Network Hub "M"

$100

Setup and Installation Costs

Total Estimated Costs

BenQ InstaShow
$999
AV Control “A”

$2,175

WiFi Network Hub "M"

$1,349

TCO-Kostenelement Nr. 2 - Identifizierbare wiederkehrende Kosten

InstaShow

Für BenQ InstaShow fallen keine Abonnements oder andere spezifisch identifizierbaren Netzwerkwartungskosten an, da keine Verbindung zu einem Unternehmensnetzwerk erforderlich ist. Das Gerät stellt keine Verbindung zum Internet her und kann keine Verbindung zum Hauptnetzwerk herstellen. Durch das softwarefreie Design entfallen auch die wiederkehrenden Kosten für die Installation, Verwaltung und Aktualisierung der Software auf den Notebooks der Mitarbeiter.

AV-Steuerung

Da diese drahtlosen Präsentationssysteme häufig in größere Sitzungssaalsysteme integriert sind, können die zusätzlichen wiederkehrenden Kosten schwieriger zu berechnen sein. Beispielsweise werden Netzwerkverwaltungsprodukte wie Crestron Fusion oder Extron GlobalViewer Enterprise benutzerdefiniert angeboten und die Kosten in der Regel auf mehrere Systeme verteilt. In diesem Beispiel verwenden wir einen kleinen Betrag als Platzhalter mit einem jährlichen Software-Update pro Jahr.

WiFi Network Hubs

Produkte, die das WiFi Hub-Modell verwenden, können bestimmte laufende Kosten verursachen, die bei einer TCO-Analyse berücksichtigt werden sollten. Da es sich um aktive Netzwerkgeräte handelt, die potenzielle Sicherheitslücken aufweisen, z. B. unbefugter Zugriff auf ein Gerät, Remote-Auslastung zum Ändern von Administrator- und Moderator Kennwörtern und sogar DoS-Bedingungen (Denial-of-Service), sollten regelmäßige Sicherheitsupdates im TCO-Modell berücksichtigt werden. Einige Marken benötigen nach dem ersten Jahr Abonnementdienste, um ihre Produkte zu aktualisieren. Die folgenden Kosten sind nur Schätzungen und basieren auf den Bereitstellungshandbüchern gängiger Modelle in dieser Kategorie.

 

Identifiable Recurring Costs BenQ InstaShow AV Control “A” WiFi Network Hub “M”
Identifiable Recurring Costs

Network Monitoring

BenQ InstaShow
$0
AV Control “A”

$100

WiFi Network Hub “M”

$100

Identifiable Recurring Costs

Software Subscriptions (vary by brand)

BenQ InstaShow
$0
AV Control “A”

$100

WiFi Network Hub “M”

$200

Identifiable Recurring Costs

Update End-User Applications (1/year)

BenQ InstaShow
$0
AV Control “A”

$50

WiFi Network Hub “M”

$50

Identifiable Recurring Costs

Security Alert Management

BenQ InstaShow
$0
AV Control “A”

$50

WiFi Network Hub “M”

$50

Identifiable Recurring Costs

Total Estimated Costs

BenQ InstaShow
$0
AV Control “A”

$300

WiFi Network Hub “M”

$400

Gesamtbetriebskosten

Während der anfängliche Preis von InstaShow höher ist als bei einigen WiFi-Netzwerk-Hubs, können die Gesamtbetriebskosten im Laufe der Zeit erheblich niedriger sein. Das softwarefreie Design macht sowohl anfänglichen als auch wiederkehrenden IT-Support überflüssig und führt zu wesentlich geringeren Betriebskosten. Zusammenfassend lassen sich folgende Gesamtbetriebskosten vergleichen.

 

Gartner TCO Component InstaShow AV Control “A” WiFi Network Hub “M”
Gartner TCO Component

One Time Installation Costs – hardware and labor for deployment

InstaShow

$999

AV Control “A”

$2175

WiFi Network Hub “M”

$1349

Gartner TCO Component

Annual Identifiable Recurring Cost Estimates

InstaShow

0

AV Control “A”

$300

WiFi Network Hub “M”

$400

Gartner TCO Component

Five Year Total Cost of Ownership Initial Cost + (Recurring Costs x Years)

InstaShow

$999

AV Control “A”

$3675

WiFi Network Hub “M”

$3349

Fazit

Während die meisten drahtlosen Präsentationssysteme für Konferenzräume für Einsteiger einen Preis von rund 1.000 Euro haben, können die Gesamtbetriebskosten im Laufe der Zeit je nach Netzwerk- und Softwareunterstützung erheblich variieren. Der obige Leitfaden hilft IT-Managern dabei, ihre eigenen Kosten für das Modell zu ermitteln, das sie in Betracht ziehen, um eine genaue Zahl basierend auf den im Gartner TCO-Modell beschriebenen Prinzipien zu generieren.

Das drahtlose Präsentationssystem InstaShow von BenQ bietet aufgrund seines einzigartigen softwarefreien Designs niedrigere Gesamtbetriebskosten. Das Design minimiert auch die Kosten für die Netzwerkbereitstellung sowie die mit der Aktualisierung von Notebook-Anwendungen verbundenen Workflows und kann die Netzwerkanfälligkeit durch Netzwerksicherheitsbedrohungen begrenzen.

 

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