Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) für drahtlose Präsentationssysteme

Für IT-Mitarbeiter sind die Supportanforderungen in Besprechungsräumen einzigartig und anspruchsvoll. Angesichts des rasanten Wachstums informeller Bereiche wie Gruppenräume, Huddle Rooms und Kollaborationsräume ist es für IT-Mitarbeiter eine neue Herausforderung, Mitarbeiter und Besucher effektiv unterstützen zu können.

Drahtlose Präsentationssysteme bieten die Möglichkeit, neue Besprechungsräume zu geringeren Kosten als herkömmliche Kabelsysteme zu verwalten. Wie können Administratoren verschiedene Systemtypen vergleichen? Eine Option ist der Cost-of-Ownership-Ansatz wie das Gartner-TCO-Modell, bei dem einmalige Kosten, einschließlich Hardware und Arbeitsaufwand, sowie identifizierbare wiederkehrende Kosten zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten verwendet werden.

Auf dem Markt stehen über 30 verschiedene Marken von drahtlosen Präsentationssystemen zur Auswahl. Sie können in drei verschiedene Varianten unterteilt werden. Was sind die Hauptkostenelemente der einzelnen Typen und wie summieren sie sich?

Um diese Systeme mithilfe des Gartner-Modells richtig zu bewerten, werden die folgenden Kosten für jeden Typ betrachtet.

AV-Steuerungssysteme wie Crestron, AMX und Extron werden seit Jahren in größeren Besprechungsräumen und Sitzungssälen eingesetzt. Während diese Systeme traditionell HDBaseT- und HDMI-Kabel verwenden, um Signale von Quellen zum Display zu leiten, bieten fast alle großen Marken von AV-Steuerungssystemen jetzt Optionen für die drahtlose Verbindung. Crestron AirMedia und AMX Enzo sind zwei Beispiele für drahtlose Präsentationssysteme, mit denen bereits vorhandene AV-Steuerungssysteme und -Netzwerke durch die benutzerdefinierte Programmierung gesteuert werden können.

Die anfänglichen Ausrüstungskosten sind ähnlich wie bei senderbasieren Systemen. Ihre Komplexität und Abhängigkeit von mehreren Netzwerkkomponenten für die Leistung kann jedoch zu höheren Installationskosten führen, insbesondere wenn eine benutzerdefinierte Programmierung erforderlich ist. Für diese Systeme muss normalerweise eine proprietäre App auf das Gerät geladen werden, die getestet und bereitgestellt werden muss. Zudem müssen häufig Schulungen für Benutzer von Besprechungsräumen stattfinden. Diese Systeme können auch identifizierbare wiederkehrende Kosten wie Überwachung und Geräteverwaltung sowie zusätzliche Softwarekosten haben.

Dieser Typ wird von vielen verschiedenen Marken wie Kramer, Airtame und Mersive verwendet und basiert auf der WiFi-Infrastruktur des Unternehmens und proprietären Apps, damit Notebooks und Smartphones eine Verbindung zu einem gemeinsam genutzten Display herstellen können. Abhängig von der Marke kann der Erstausrüstungspreis dieser Systeme niedriger sein als bei einem senderbasierten System, es können jedoch auch höhere Installationskosten und wiederkehrende Kosten anfallen, die sich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken können.

Bei WiFi Network Hub-Systemen hängt die Gesamtleistung des Systems in einer Besprechung häufig von der Netzwerkleistung des Unternehmens ab, insbesondere bei Anwendungen wie dem Streamen von Videos. Viele Netzwerkintegrationshandbücher erfordern bestimmte Bandbreitenanforderungen, Ping-Zeiten, bestimmte Netzwerkports und QoS-Einstellungen, damit das System ordnungsgemäß funktioniert. Da es sich bei den Empfänger-Hubs um aktive Netzwerkgeräte handelt, müssen IT-Manager vor Sicherheitsbedrohungen das Hauptnetzwerk des Unternehmens schützen und Präsentationsinhalte vor unbefugtem Anzeigen über das Netzwerk schützen.

Aufgrund der Notwendigkeit, diese aktiven Netzwerk-WiFi-Hub-Geräte zu verwalten, fallen bei vielen Modellen wiederkehrende Kosten für separate Supportprodukte und Abonnements an, um Updates und Sicherheitspatches bereitzustellen. Mögliche Gebühren sowie die Kosten für die Bereitstellung der aktualisierten Apps sollten bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten berücksichtigt werden.

Um eine TCO-Analyse zu berechnen, werden wir die anfänglichen Kostenschätzungen basierend auf den typischen Aufgaben skizzieren, die in den Netzwerkbereitstellungshandbüchern eines Einstiegssystems (1080p-Auflösung) beschrieben sind. In diesem Beispiel verwenden wir die BenQ InstaShow als senderbasiertes System und beliebte Systeme aus AV Control- und WiFi-Netzwerkarchitekturen.

Beachten Sie, dass die tatsächlichen Kosten je nach Modell und Unternehmen variieren. In diesem Beispiel wird nur eine minimale Zeit für ein neues oder geändertes VLAN-Setup benötigt. Abhängig von der Größe der Bereitstellung sind diese einmaligen Kosten geringer, wenn mehrere Hubs gleichzeitig installiert werden.