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Lista de comprobación del trabajo a distancia e híbrido
- BenQ
- 2020-09-29
Antes de pasar a una configuración de puesto de trabajo totalmente remoto o híbrido, las organizaciones deben tener en cuenta los siguientes requisitos para garantizar la continuidad de la empresa y la productividad de los empleados
Así que ha decidido pasar a la modalidad remota o híbrida, ¿está su organización preparada para el cambio?
Hay varios factores técnicos y sociales que entran en juego cuando se cambia a cualquier forma de configuración de trabajo a distancia. Aspectos como las herramientas de hardware y software son requisitos previos obvios para la implementación, pero hay elementos que las organizaciones a veces pasan por alto. Vamos a repasar brevemente estos elementos para que puedas evaluar tu situación actual.
Videoconferencia
Hardware de trabajo
Software de trabajo
Seguridad de datos
Manejo de archivos
Pizarra en la nube
Mensajería por Internet
Conectividad a Internet
Requisitos básicos: Internet y herramientas de producción
El primer requisito es obvio. Los empleados necesitan una conexión a Internet rápida y fiable para poder colaborar eficazmente con otros trabajadores a distancia. Sin embargo, quién es responsable de este coste no está tan claro. Esta cuestión resulta especialmente difícil en el caso de los servicios de Internet con límites de datos. ¿Pagan las empresas por los datos utilizados para fines personales, o siguen pagando los empleados por el Internet doméstico cuando su ancho de banda se utiliza para el trabajo?
Además de Internet, los empleados deben disponer de las herramientas de hardware y software necesarias para comunicarse eficazmente y ser productivos. Los empresarios suelen asumir el coste de estas herramientas y utilidades. Sin embargo, el paquete de equipos -que puede incluir ordenadores portátiles y teléfonos móviles- se decide entre los empresarios y sus empleados. En cuanto a las aplicaciones, las empresas pueden optar por utilizar software disponible en la nube o instalar aplicaciones especializadas en servidores remotos para facilitar el acceso.
Medidas de backend: Manejo de archivos y seguridad de los datos
La gestión centralizada de archivos también es importante, especialmente cuando se trabaja en equipo. Un repositorio de archivos basado en la nube permite a los empleados crear, acceder y modificar archivos de trabajo comunes de forma remota. Esto es especialmente útil para el traspaso de tareas. Y dado que los datos de trabajo se transmiten a través de Internet y se accede a ellos sobre todo a través de los dispositivos y redes personales de los empleados, la seguridad también se convierte en una consideración muy importante.
Los datos sensibles de la empresa siempre corren el riesgo de quedar expuestos, especialmente cuando los empleados que trabajan desde casa no disfrutan de la misma seguridad de red de nivel empresarial que cuando están en la oficina. Las organizaciones deben asegurarse de que los dispositivos de sus empleados están parcheados e instalados con la última protección antimalware y que los protocolos de red que utilizan son seguros. También deben proporcionar acceso cifrado a los archivos y portales de la empresa.
Herramientas de co-working: Mensajería, videoconferencia, pizarra en la nube
Quizá el requisito más importante para un trabajo a distancia eficaz sean las herramientas de colaboración. Se trata de un conjunto de aplicaciones -tanto locales como basadas en la nube- que los empleados pueden utilizar para comunicarse y colaborar con sus compañeros de equipo, partes interesadas y clientes. Las más comunes son las aplicaciones de mensajería instantánea y videoconferencia.
La mensajería instantánea se utiliza para la comunicación sobre la marcha, cuando los empleados necesitan enviar y recibir respuestas al instante. Las videoconferencias, en cambio, implican discusiones más centradas y desarrolladas. Para que la videoconferencia sea eficaz, los empleados no sólo deben tener instaladas en sus dispositivos las aplicaciones exigidas por la empresa, sino que también deben contar con un buen equipo de grabación de vídeo y audio. Las organizaciones que deseen adoptar una configuración de trabajo híbrida pueden invertir en pantallas como las de la serie CS con funciones de videoconferencia integradas para celebrar reuniones en persona y a distancia que sean fáciles de programar, organizar y participar. Algunas pantallas interactivas, como la DuoBoard, también ofrecen funciones de videoconferencia con la ventaja adicional de ser una pantalla táctil para una cómoda pizarra.
Para los usuarios remotos, la pizarra en la nube sube de nivel porque permite debates en tiempo real con un componente visual activo. Las soluciones de pizarra en la nube, como EZWrite Live, ofrecen a los participantes en las reuniones la libertad de realizar videollamadas, escribir, dibujar o importar material multimedia en una pantalla compartida, funciones que no siempre ofrece otro software de procesamiento de textos o números basado en la nube.
Reuniones periódicas
Directrices de trabajo
Escalada
Seguimiento del progreso
Salvaguardias para los trabajos regulados: Directrices de trabajo y escalada
El reto de tener varios trabajadores repartidos en diferentes lugares es que las empresas no siempre pueden garantizar que los empleados cumplan las normas de trabajo de la empresa. Cuando se deja a los empleados a su aire, se convierte en una cuestión de confianza. Como precaución, las organizaciones deben establecer directrices que regulen el trabajo a distancia para garantizar la responsabilidad de los empleados y la productividad continua. Éstas pueden cubrir temas como las horas de trabajo, las actualizaciones de estado y los resultados esperados. Las organizaciones también deben contar con medidas de emergencia, como árboles de llamadas funcionales, para garantizar que el trabajo se transmita rápidamente en caso de que uno o más empleados no estén disponibles.
Revisiones de los empleados: Reuniones programadas y seguimiento del progreso
Un sistema de seguimiento del progreso es esencial para cualquier tipo de trabajo, ya que permite a los equipos saber cuánto queda por hacer para completar un proyecto. Garantiza que los empleados estén siempre en el buen camino y que los directivos puedan detectar posibles cuellos de botella para poder ajustar el proceso en consecuencia. El seguimiento del progreso del trabajo a distancia también ofrece a los empresarios la posibilidad de evaluar de forma justa la contribución de sus empleados en función de su rendimiento.
Para mantener a los equipos en sintonía, lo más importante es programar reuniones periódicas de sincronización por videoconferencia. Esto no solo les permite discutir el estado de su trabajo, sino que también les da la oportunidad de fomentar mejores relaciones con sus compañeros de trabajo remotos.
Aunque lo ideal es tener todas las casillas marcadas, en última instancia, depende de su organización determinar qué requisitos son más cruciales para su estrategia empresarial global. Una configuración de trabajo remoto puede considerarse exitosa si los equipos consiguen colaborar y producir trabajo de forma eficiente y segura.