Espacios Cambiantes: la Sala de Juntas sin Fronteras

Incluso las empresas mejor preparadas y con planes de contingencia se encontraron con una bola curva cuando la pandemia llegó. Las operaciones se paralizaron, lo que afectó a los ingresos, las cotizaciones bursátiles y las transacciones corporativas[1] Los espacios de las oficinas tuvieron que vaciarse o reducirse[2,3] Los despidos estuvieron sobre la mesa[4,5] Fue un momento crucial para los responsables de la toma de decisiones de alto nivel. Los directivos de alto nivel debían actuar con rapidez siguiendo las directrices de su consejo de administración.

Normalmente, este tipo de debates se reservan para las revisiones trimestrales -reuniones programadas en las que los altos cargos se reúnen físicamente en salas de juntas privadas para deliberar sobre el estado actual y la dirección futura de su organización. Pero con la urgencia y las restricciones provocadas por la pandemia, las reuniones de la junta directiva tuvieron que convocarse inmediatamente y a distancia, introduciendo lo que ahora se ha convertido en la nueva normalidad de las reuniones de la alta dirección.[6,7]

Las típicas salas de juntas son grandes espacios de oficina reservados para las reuniones periódicas de los miembros del consejo de administración. Estas importantes asambleas se celebran al menos una vez al trimestre. Durante la mayor parte del año, estos espacios son utilizados por los empleados para celebrar reuniones con las principales partes interesadas y los clientes potenciales que visitan el centro, o para celebrar reuniones periódicas de los departamentos con los diferentes equipos funcionales.

Todas estas reuniones se hicieron en su mayoría cara a cara, por lo que no fue necesario ningún equipo especial, aparte de un proyector o una pantalla de gran formato. Los presentadores sólo tenían que llevar sus portátiles para compartir contenidos con el resto de los asistentes. Pero a medida que las empresas adoptan un estilo de trabajo más flexible e híbrido, los participantes en las reuniones ya no se limitan a las paredes físicas de la sala de juntas.[8] Esto requiere que las salas se configuren de forma que sean más propicias para las videoconferencias altamente interactivas.

Antes de la pandemia, las llamadas con compañeros remotos se hacían a menudo a través de sistemas de VoIP (voz sobre protocolo de Internet), herramientas de sala de reuniones que facilitaban las conferencias de audio a través de Internet.[9] Si había que presentar ayudas visuales, se hacía a través de las funciones de pantalla compartida de aplicaciones de conferencia web como Zoom, Skype y similares. Ahora que muchas empresas han pasado a permitir el trabajo desde casa, ver a los compañeros remotos durante las reuniones híbridas se ha convertido en una necesidad.

Por ello, las organizaciones deben hacer un balance de las herramientas que actualmente tienen instaladas en sus salas de juntas. Son suficientes para facilitar distintos tipos de reuniones a gran escala en una configuración de trabajo híbrida?

Lo que diferencia a las soluciones de reunión contemporáneas de sus predecesoras es la escalabilidad y la cantidad de interactividad que ofrecen.[12] Por ejemplo, tecnologías como las pantallas interactivas con pizarras blancas integradas en la nube ofrecen a varios usuarios remotos la posibilidad de colaborar en el mismo espacio al mismo tiempo. Esto garantiza que todas las partes participen activamente durante las sesiones. Las presentaciones ya no son sólo unidireccionales. Las partes interesadas pueden dar su opinión en directo e incluso editar el contenido directamente, tanto si están en la misma sala de juntas como si trabajan desde una ubicación remota.

A continuación, se compara la situación de las actuales salas de juntas estándar con conferencias web básicas con la de sus homólogas híbridas preparadas para el futuro.

A medida que varias organizaciones adoptan diferentes modelos de trabajo híbridos, han empezado a convertir sus oficinas en espacios de trabajo más ágiles y eficientes. Las salas de reuniones son cada vez más interactivas, un cambio que también se reflejará en las salas de juntas. Tanto si se trata de un rediseño completo como de una simple actualización de las tecnologías existentes en las salas de juntas, es importante que las organizaciones tengan en cuenta la interactividad en tiempo real entre los compañeros y las partes interesadas, tanto en la oficina como a distancia. Echa un vistazo a la galería para ver algunas formas sencillas y avanzadas de mejorar tus salas de juntas actuales utilizando las soluciones de reuniones de BenQ.