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3 consejos para aumentar la eficacia de sus reuniones
- BenQ
- 2020-11-25
Las reuniones son improductivas cuando los asistentes se presentan sin estar preparados y se mantienen infrautilizados durante toda la prueba. Anime sus debates aplicando estos tres sencillos consejos
Cuántas veces has murmurado "Esto podría haber sido un correo electrónico" después de estar sentado en otra reunión de una hora? No es el único. Según Forbes, muchos empleados consideran que las reuniones son una pérdida de tiempo más contraproducente que útil. Han expresado que las reuniones a menudo acaban impidiendo su progreso en lugar de ayudarles a hacer el trabajo.
Pero, nos gusten o no, las reuniones cumplen una función que no pueden cumplir los intercambios de correo electrónico, los mensajes instantáneos o las llamadas de voz. De hecho, varios directores generales prefieren celebrar reuniones, siempre que se hagan de forma eficiente. Entonces, ¿cómo llevar a cabo reuniones altamente productivas que no hagan perder el tiempo a nadie? He aquí tres consejos prácticos y aplicables.
1. Tener una agenda y un calendario claros
Independientemente de si se trata de una reunión única o recurrente, es importante programarla con antelación y proporcionar a todos los asistentes un orden del día claramente definido. Este orden del día tiene dos propósitos. En primer lugar, reduce automáticamente el número de plataformas de reunión. Con demasiada frecuencia, los trabajadores se encuentran sentados durante largas conversaciones en las que su aportación no es necesariamente necesaria. Se pierde el tiempo que podrían haber utilizado para realizar otras tareas más significativas. Es importante, pues, invitar sólo a los que son esenciales para el debate. Para mejorar las reuniones, Harvard Business Review recomienda limitar la asistencia a menos de ocho personas.
En segundo lugar, el orden del día mantiene a todos preparados y alineados. Saber de antemano lo que se va a debatir da a los participantes en la reunión tiempo suficiente para aportar ideas que puedan compartir con el resto del grupo. De este modo, el tiempo de la reunión se aprovecha mejor. En lugar de emplear los primeros minutos en informar a los asistentes, el anfitrión puede sumergirse inmediatamente en los detalles de su tarea mientras el resto puede aportar fácilmente sus soluciones pensadas.
Cuando programe reuniones en el futuro, asegúrese de reservar una sala y enviar los puntos principales de discusión con antelación. La DuoBoard de BenQ y la pantalla para salas de reuniones corporativas están integradas con soluciones como Meeting Room 365, que permiten a los organizadores de reuniones reservar las salas de reuniones con facilidad mientras envían simultáneamente la agenda desde su plataforma de correo electrónico preferida.
2. Eliminar las distracciones
En las reuniones, es bastante fácil desviarse. Cualquier cosa que te impida empezar a tiempo o que haga descarrilar el debate se considera una distracción. Pueden ser cosas sencillas, como averiguar cómo conectar el portátil a una pantalla o pasar el cable HDMI a otro presentador (sólo para que se dé cuenta de que su portátil utiliza un conector diferente). Estos pequeños inconvenientes se acumulan y pueden interrumpir el flujo de una buena conversación. En la medida de lo posible, elimínalos.
Los participantes en las reuniones no deben verse atascados por cuestiones técnicas triviales. Si las tecnologías de su sala de reuniones -ya sea una pantalla, un proyector o una configuración de VoIP- limitan los tipos de dispositivos que puede utilizar o complican las tareas, considere la posibilidad de sustituirlas. Las herramientas de la sala de reuniones deben ser lo suficientemente sencillas como para poder entrar en la sala y empezar de inmediato.
3. Fomentar la colaboración activa
Por último, las reuniones eficaces deben ser altamente colaborativas. Las reuniones de negocios, en su esencia, no son actividades solitarias. Se reúne al personal de diferentes funciones para que haga sus aportaciones, ya que se necesitan sus diferentes conocimientos para llegar a soluciones integrales. Por ello, es esencial crear oportunidades para la recogida de opiniones y el trabajo en colaboración, especialmente durante las sesiones de brainstorming.
Herramientas como la pizarra blanca (física o en la nube), la pantalla compartida interactiva o los sistemas de votación facilitan la colaboración activa y permiten a los participantes en la reunión hacer algo más que verbalizar sus ideas. Las pizarras en la nube, en particular, permiten a los compañeros de trabajo no solo visualizar sus ideas, sino también colocar archivos multimedia en la pizarra para transmitir sus puntos de vista de forma más eficaz.
La pantalla compartida interactiva, por otra parte, permite a los participantes en la reunión colaborar editando una presentación o un proyecto en curso en la pantalla en tiempo real. En comparación con la forma tradicional de presentar un mazo de diapositivas estático, en el que los comentarios se recopilan durante la reunión y se aplican más tarde, tener el archivo del proyecto abierto durante la reunión garantiza que los cambios no se olviden y se apliquen correctamente. Por supuesto, no todos los proyectos o debates pueden concluirse en una sola sesión. Las buenas soluciones para salas de reuniones deben permitir grabar o exportar las sesiones para poder continuarlas en otro momento.
Las reuniones deben facilitar conversaciones productivas. Si se hace bien, con las herramientas adecuadas, se pueden celebrar sesiones más eficaces sin distracciones ni limitaciones.