Hoe het evenwicht bewaren? De onvermijdelijkheid van hybride werken en hoe werkgevers de flexibiliteit op de werkplek kunnen verbeteren

Aan de andere kant van het spectrum staan de werknemers wiens output en deliverables niet afhankelijk zijn van plaats en tijd. Neem bijvoorbeeld de financiële sector in de VS. Vorig jaar konden bankiers, terwijl ze op afstand werkten, recordwinsten voor hun bedrijven genereren.⁵ Degenen die werkzaam zijn in marketing en communicatie hebben ook de vruchten geplukt van het werken op afstand. Aangezien hun taken creatiever van aard zijn en verband houden met markttrends en onderzoek, heeft de mogelijkheid om hun omgeving te veranderen en hun werktijden aan te passen een positieve invloed op hun productiviteit.⁶ Werknemers die ook een lange aanstelling bij hun respectieve bedrijven hebben gehad, met name degenen met een eigen gezin, hebben te kennen gegeven dat ze meer flexibiliteit wilden, zodat ze meer tijd met hun kinderen konden doorbrengen en ook prioriteit konden geven aan hun gezondheid.⁷

Tot op zekere hoogte speelt ook generatie een rol bij deze voorkeuren. Sommige oudere leidinggevenden, die gewend zijn aan de "drukte" en de gestructureerde omgeving van het kantoor, voelen zich niet erg op hun gemak bij het idee om hun werknemers zonder toezicht thuis te laten werken.^8,9 Zij zijn over het algemeen conservatiever en geven er de voorkeur aan de status quo te handhaven. Millennials (werknemers geboren tussen 1980 en 1996), die nu het grootste deel van de beroepsbevolking uitmaken¹⁰ , zijn misschien minder afkerig van hybride werk omdat ze zijn opgegroeid met het gebruik van verschillende technologieën om hun taken te stroomlijnen. Uit een recente studie blijkt dat ongeveer 90% van de millennials en Gen-Z-werknemers (geboren in 1997-2012) er niet voor voelt om voltijds naar kantoor terug te keren.¹¹

Volgens Pew Research is het aantal gepensioneerde boomers (geboren in 1946-64) in 2020 aanzienlijk gestegen ten opzichte van de vorige jaren.¹² Als millennials in 2017 35% van de beroepsbevolking uitmaakten,¹³ is dat aandeel nu veel groter.

Deze tegengestelde standpunten hebben tot enige wrijving geleid tussen werknemers en de organisaties waarvoor zij werken. Hoewel industriereuzen zoals Google, Ford, Citigroup en dergelijke hun werknemers bepaalde vormen van flexibiliteit hebben geboden,¹⁴ zijn er nog steeds veel bedrijven die willen dat hun werknemers naar kantoor terugkeren en dezelfde werktijden aanhouden als vóór de pandemie. Uit een steekproef onder ruim duizend in mei ondervraagde werknemers bleek dat bijna 40% er zeker van was dat zij ontslag zouden nemen als hun bedrijf hen voltijds op kantoor zou laten werken.¹⁵ Deze gevoelens stroken met het massale aantal ontslagnemingen aan het begin van het tweede kwartaal van 2021.¹⁶

Volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics hebben ongeveer 4 miljoen werknemers, waaronder werknemers in de professionele en de zakelijke sector, hun baan opgezegd. Dit heeft geleid tot een groot aantal vacatures. In april van dat jaar waren ongeveer 9,3 miljoen posities vacant.¹⁷ Deze trend betekent niet noodzakelijk dat die posities door overplaatsende werknemers zullen worden opgevuld. Hoewel veel werknemers er veel vertrouwen in hebben dat ze andere bedrijven zullen vinden die bereid zijn hun flexibelere voorwaarden toe te staan,¹⁸ hebben sommige werknemers die ontslag hebben genomen, door thuis te werken ingezien dat ze nog steeds een fatsoenlijk inkomen kunnen verdienen door ofwel freelance te gaan werken ofwel hun eigen bedrijf op te zetten.¹⁹

Hoe kunnen werkgevers dan voorkomen dat hun organisaties talent laten wegbloeden?

Industrieanalisten zoals Gartner bevelen een verschuiving naar hybride werken aan, omdat deze opzet het evenwicht vindt tussen institutionele doelstellingen en de behoeften van werknemers.²⁰ Analisten leggen uit dat hybride werken voor veel organisaties in de toekomst de vaste opzet zal zijn. Het zorgt niet alleen voor operationele veerkracht, maar het helpt bedrijven ook om talenten te behouden. Om dit te bereiken, zullen organisaties hun strategie moeten veranderen.

Gartner suggereert dat bedrijven een meer "mensgerichte" aanpak moeten overwegen wanneer ze hun kantoren heropenen.²¹ Hier zijn drie algemene stappen die ze kunnen nemen:

1. Vraag het: Wat hebben uw werknemers nodig?

Feedback van werknemers verzamelen is belangrijk als je beslist welk type hybride opstelling je kiest. Elke werknemer heeft zijn eigen voorkeur; wanneer, waar en hoe hij wil werken. Deze voorkeuren zullen moeten worden getemperd op basis van hun rollen. Is de flexibiliteit waar ze om vragen geschikt voor het soort werk dat ze doen? Is de kwaliteit van hun output veranderd op basis van eerdere ervaringen met thuiswerken? Werkgevers en hun werknemers moeten een werkbaar compromis vinden dat bijdraagt tot een beter evenwicht tussen werk en privéleven.

2. Beoordelen: Staan de huidige werkprocessen flexibiliteit toe?

Met een beter idee van wat werknemers nodig hebben, kunnen organisaties hun bestaande processen onder de loep nemen en nagaan welke onderdelen daarvan de gevolgen zullen ondervinden. Welke fasen van een project kunnen bijvoorbeeld op afstand worden uitgevoerd en voor welke fasen zijn persoonlijke vergaderingen nodig? Door dit in kaart te brengen, wordt het eenvoudiger om een schema op te stellen voor werk op afstand en werk in persoon.

3. Aanpassen: Waarin kunnen we investeren om deze veranderingen mogelijk te maken?

Bij werk op afstand gebruikten organisaties massaal videoconferentiesoftware en -hardware om collega's met elkaar in contact te houden. Maar de overstap naar een hybride werkomgeving brengt nieuwe en unieke uitdagingen met zich mee. Met functionele teams op kantoor en sommige leden die op afstand werken, kan het zijn dat eenvoudige videoconferencing niet voldoende is.

Als iemand bijvoorbeeld tijdens een vergadering aantekeningen op een bord zou maken, zijn degenen die via een conference call aanwezig zijn, in het nadeel. U zou ofwel een cloud-whiteboard moeten gebruiken zodat ze de wijzigingen vanaf hun eigen apparaten kunnen volgen, of op zijn minst een webcam van hoge kwaliteit moeten hebben om alle details op het bord vast te leggen.

Beschikt u momenteel over de juiste bedrijfsoplossingen die u zouden helpen hybride vergaderingen te faciliteren?

Laat BenQ u helpen uw werkplek voor te bereiden op de overgang naar hybride werk. Onze beeldscherm- en vergaderkamertechnologieën zijn ontworpen om de kloof te overbruggen tussen uw teams op locatie en externe medewerkers, zodat zij effectief kunnen samenwerken en communiceren in real-time. Neem contact op met een gekwalificeerde BenQ vertegenwoordiger om te zien welke oplossingen het beste werken voor uw organisatie.