Checklist: aan de slag met hybride werken of thuiswerken

De eerste vereiste is een no-brainer. Werknemers hebben een snelle en betrouwbare internetverbinding nodig om effectief te kunnen samenwerken met collega's. Wie verantwoordelijk is voor deze kosten is echter niet zo duidelijk. Deze vraag wordt vooral moeilijk bij internetdiensten met dataplafonds. Betalen bedrijven voor data die voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt, of blijven werknemers betalen voor internet thuis wanneer hun bandbreedte voor het werk wordt gebruikt?

Naast internet moeten werknemers ook kunnen beschikken over de nodige hardware en software om doeltreffend te kunnen communiceren en productief te zijn. Werkgevers nemen gewoonlijk de kosten van deze instrumenten en nutsvoorzieningen voor hun rekening. Over het apparatuurpakket - dat laptops en mobiele telefoons kan omvatten - wordt echter beslist door de werkgever en zijn werknemers. Wat applicaties betreft, kunnen bedrijven ervoor kiezen gebruik te maken van direct beschikbare cloudsoftware of gespecialiseerde apps installeren op externe servers voor gemakkelijke toegang.

Gecentraliseerde bestandsverwerking is ook belangrijk, vooral wanneer er met teams wordt gewerkt. Met een cloud-gebaseerde opslagplaats voor bestanden kunnen werknemers gemeenschappelijke werkbestanden op afstand aanmaken, openen en wijzigen. Dit is vooral handig voor het overdragen van taken. En aangezien werkgegevens worden doorgegeven via het internet en meestal toegankelijk zijn via de persoonlijke apparaten en persoonlijke netwerken van de werknemers, wordt beveiliging ook een belangrijk punt.

Gevoelige bedrijfsgegevens lopen altijd het risico te worden blootgesteld, vooral wanneer thuiswerkende werknemers niet dezelfde netwerkbeveiliging genieten als wanneer ze op kantoor zijn. Organisaties moeten ervoor zorgen dat de apparaten van hun werknemers regelmatig worden gepatcht en geïnstalleerd met de nieuwste antimalwaresoftware en dat de netwerkprotocollen die ze gebruiken veilig zijn. Ze moeten ook zorgen voor versleutelde toegang tot bedrijfsbestanden en portals.

Een voortgangsbewakingssysteem is essentieel voor elk soort werk, omdat het teams laat weten hoeveel er nog moet worden gedaan om een project af te ronden. Het zorgt ervoor dat werknemers altijd op schema liggen en dat managers mogelijke knelpunten kunnen opsporen, zodat ze het proces dienovereenkomstig kunnen aanpassen. Het bijhouden van de voortgang bij werk op afstand geeft werkgevers ook de kans om de bijdrage van hun werknemers eerlijk te beoordelen op basis van hun output.

Om teams op één lijn te houden, is het heel belangrijk om regelmatig sync-up meetings te plannen via videoconferencing. Dit stelt hen niet alleen in staat om de status van hun werk te bespreken, maar het geeft hen ook de kans om betere relaties op te bouwen met hun collega's op afstand.