Ruimtes verschuiven: de grenzeloze directiekamer

Zelfs de best voorbereide bedrijven met noodplannen kregen een curvebal toegeworpen toen de pandemie toesloeg. De activiteiten kwamen tot stilstand, met gevolgen voor de omzet, de aandelenkoersen en de bedrijfstransacties.[1] Kantoorruimtes moesten worden leeggehaald of ingekrompen.[2,3] Ontslagen lagen op de loer.[4,5] Het was een cruciaal moment voor de besluitvormers op topniveau. C-level officieren moesten snel handelen op basis van de richtlijnen van hun raad van bestuur.

Normaal zijn dit soort besprekingen voorbehouden voor kwartaalbesprekingen - geplande vergaderingen waar de top fysiek bijeenkomt in privé-bestuurskamers om de huidige toestand en de toekomstige richting van hun organisatie te bespreken. Maar door de urgentie en de beperkingen die de pandemie met zich meebracht, moesten bestuursvergaderingen onmiddellijk en op afstand worden bijeengeroepen, wat nu de nieuwe norm is geworden voor vergaderingen van het hogere management.[6,7]

Typische directiekamers zijn grote kantoorruimten die gereserveerd zijn voor periodieke vergaderingen van directieleden. Deze belangrijke vergaderingen vinden minstens één keer per kwartaal plaats. Gedurende het grootste deel van het jaar worden deze ruimten door werknemers gebruikt voor vergaderingen met belangrijke belanghebbenden en potentiële klanten die de locatie bezoeken, of voor regelmatige afdelingsbijeenkomsten met verschillende functionele teams.

Al deze bijeenkomsten werden meestal face-to-face gehouden, zodat speciale apparatuur, afgezien van een projector of een groot beeldscherm, niet echt nodig was. De presentatoren hoefden alleen hun laptop mee te nemen om de inhoud met de rest van de aanwezigen te delen. Maar nu bedrijven een meer flexibele, hybride werkstijl hanteren, zijn deelnemers aan vergaderingen niet langer beperkt tot de fysieke muren van de directiekamer.[8] Een aanzienlijk deel van het personeel neemt nu deel aan besprekingen buiten de vergaderlocatie. Daarom moeten de ruimten zodanig worden ingericht dat ze beter geschikt zijn voor zeer interactieve videoconferenties.

Vóór de pandemie werden gesprekken met collega's op afstand vaak gevoerd via VoIP-systemen (voice over internet protocol) - vergaderruimtetools die audioconferenties via het internet mogelijk maakten.[9] Als er visuele hulpmiddelen moesten worden gepresenteerd, gebeurde dat via de functies voor het delen van schermen van webconferencing-apps zoals Zoom, Skype en dergelijke. Nu veel bedrijven meer thuiswerk toestaan, is het zien van collega's op afstand tijdens hybride vergaderingen een must geworden.

Daarom moeten organisaties de balans opmaken van de hulpmiddelen die zij momenteel in hun directiekamers hebben geïnstalleerd. Zijn ze voldoende om verschillende soorten grootschalige vergaderingen in een hybride werkomgeving te faciliteren?[10.11]

Wat hedendaagse vergaderoplossingen onderscheidt van hun voorgangers is de schaalbaarheid en de hoeveelheid interactiviteit die ze bieden.[12] Technologieën zoals interactieve schermen met geïntegreerde cloud whiteboards geven bijvoorbeeld meerdere gebruikers op afstand de mogelijkheid om tegelijkertijd in dezelfde ruimte samen te werken. Dit garandeert dat alle partijen actief betrokken zijn tijdens sessies. Presentaties zijn ook niet langer eenrichtingsverkeer. Belanghebbenden kunnen live feedback geven en zelfs content direct bewerken, of ze zich nu in dezelfde directiekamer bevinden of op een externe locatie werken.

Hieronder ziet u een vergelijking tussen de huidige standaard boardrooms met basiswebconferencing en hun toekomstbestendige hybride tegenhangers.

Nu verschillende organisaties verschillende hybride werkmodellen invoeren, zijn ze begonnen hun kantoren om te vormen tot slankere, efficiëntere werkruimten. Vergaderruimtes worden steeds interactiever - een verandering die ook in de boardrooms zal worden weerspiegeld. Of het nu gaat om een compleet herontwerp of slechts een upgrade van bestaande boardroomtechnologieën, het is belangrijk voor organisaties om rekening te houden met real-time interactiviteit tussen collega's en stakeholders op kantoor en op afstand. Blader door de galerij om enkele eenvoudige en geavanceerde manieren te zien waarop u uw huidige boardrooms kunt verbeteren met BenQ vergaderoplossinge