Search history
Clear
Blijf gezond en werk efficiënt
- BenQ
- 2020-04-06
Maak optimaal gebruik van uw thuiskantoor
Momenteel werken veel mensen vanuit huis, terwijl ze dit niet gewend zijn. Idealiter voldoet een thuiskantoor aan verschillende vereisten zodat de werknemer zowel fysiek als mentaal gezond blijft. In deze ongewone tijden is het echter zeer waarschijnlijk dat de meeste thuiswerkomgevingen niet voldoen aan de vereiste normen. In dit artikel laten we u zien hoe u het meeste uit de huidige situatie kunt halen, zodat u op een gezonde en verantwoorde manier aan het werk kunt blijven.
Kantoorinrichting
Er zijn verschillende factoren waar u rekening mee moet houden bij het inrichten van uw thuiskantoor. De eerste grote beslissing is het kiezen van de juiste plek in uw woning. U kunt het beste kiezen voor een ruimte die u niet vaak gebruikt, omdat deze ruimte vanaf nu met werk zal worden geassocieerd. Hierdoor wordt het moeilijker om deze ruimte te zien als plek waar u zich kunt ontspannen. Gebruik bijvoorbeeld niet de slaapkamer, zodat u niet aan het werk denkt wanneer u naar bed gaat. Dit zou namelijk kunnen leiden tot slaapproblemen.
Als u een ruimte hebt gekozen is het tijd om deze in te richten. Om een goede, gezonde houding te garanderen mag een hulpmiddel niet ontbreken: een extern toetsenbord. Als u een laptop gebruikt zonder extern toetsenbord, staat uw scherm te laag, waardoor uw nek zal worden overbelast. Door een extern toetsenbord aan te sluiten, kunt u uw laptop bijvoorbeeld op een doos of laptopstandaard zetten, zodat deze op ooghoogte staat en u uw rug recht kunt houden. Andere handige hulpmiddelen zijn een muis, een stoel met armleuningen en een externe monitor van minimaal 22 inch met een lage afgifte van blauw licht. Als u de juiste apparatuur gebruikt, hebt u een gezondere werkhouding en voorkomt u op de lange termijn veel fysiek ongemak.
Kantoorroutine
Een juiste inrichting van uw thuiskantoor is slechts de eerste stap: het is belangrijk dat het bloed tijdens het werk blijft stromen. U kunt dit doen door elk uur een wandelingetje te maken of aan lichaamsbeweging te doen. Dit voorkomt problemen zoals spierpijn en het helpt u om u beter op uw werk te kunnen concentreren. Krijgt u een telefoontje? Sta op en loop rond terwijl u aan het bellen bent. Heeft het veel tijd en moeite gekost om een e-mail te typen? Doe regelmatig enkele eenvoudige rekoefeningen om uw nek en schouders los te maken, zodat u wakker en scherp blijft. Aangezien u het grootste deel van de dag zittend doorbrengt, kunt u ook overwegen om altijd vóór of na uw werkdag enkele oefeningen te doen. U bespaart tijd omdat u niet naar het werk hoeft te reizen. Daarom is dit het perfecte moment om wat intensere oefeningen te doen als een goede opwarming voor/afkoeling na een lange dag in uw thuiskantoor.
Een groot nadeel van thuiswerken is dat er geen vaste pauzes zijn. Op kantoor zijn er koffiepauzes of kunt u een praatje maken met collega's. Bij thuiswerk kunt u dit gemakkelijk vergeten. Om productief te blijven is het belangrijk om (maaltijd)pauzes te nemen weg van de computer, minimaal 2 liter per dag te drinken en regelmatig van het scherm weg te kijken om uw ogen de nodige rust te geven.
Kantoorresultaten
Thuiswerken heeft duidelijke gevolgen voor de manier waarop teamwerk wordt uitgevoerd. Het is daarom belangrijk dat zowel het management als de teamleden hetzelfde denken over hoe er op afstand moet worden gewerkt. We hebben hier enkele van de belangrijkste factoren opgesomd waarmee u rekening kunt houden.
Focus op behaalde resultaten
Hoewel het team nu niet op dezelfde locatie werkt, is het belangrijk dat het management de angst loslaat dat het personeel misschien niet zo productief is als het zou kunnen zijn. Er moet aandacht uitgaan naar het stellen van duidelijke doelen en deadlines voor teamleden en het actief controleren of deze worden bereikt.
Hoe kunnen we vergaderingen houden?
Omdat er op afstand wordt gewerkt, zijn vergaderingen belangrijker dan ooit. Volg de voortgang van projecten, los mogelijke vertragingen op, identificeer tijdig knelpunten en zorg ervoor dat het team zich sterk blijft voelen. Alles gebeurt via online vergaderingen en daarom is het belangrijk om voor de juiste structuur te zorgen. Hoeveel vergaderingen worden er per week gehouden? Welke onderwerpen worden er behandeld en welk platform wordt er gebruikt om de vergadering te houden? Als dit duidelijk wordt bepaald, bespaart u waardevolle tijd en biedt u uw team structuur.
Betrek iedereen
Gebruik Skype, WhatsApp of andere berichtenapps om iedereen op de hoogte te houden van de dagelijkse gang van zaken. Iedereen blijft zo op de hoogte van wat er gebeurt en kan direct reageren, zodat er geen problemen tussen teamleden optreden omdat er informatie ontbreekt. Gewone kantoorgesprekken in deze groepen moeten ook worden aangemoedigd om de band tussen de teamleden sterk te houden.
Sla documenten centraal op en maak ze toegankelijk
Het is belangrijk om één gedeelde ruimte te hebben waar teamleden alle projectdocumenten kunnen vinden en openen. Oplossingen zoals Google Drive of Microsoft OneDrive zorgen ervoor dat teamleden geen kostbare tijd verliezen door op verschillende locaties te zoeken naar een bepaald bestand dat ze nodig hebben om hun werk voort te zetten.
Gebruik samenwerkingstools
Er zijn verschillende tools beschikbaar om samenwerkingen te vereenvoudigen. U kunt bijvoorbeeld samen met uw collega’s documenten bewerken terwijl u een direct gesprek met hen voert. BenQ IFP biedt de zeer nuttige EZWrite-software, waarmee iedereen overal in de cloud aantekeningen kan maken en kan samenwerken, terwijl het Google Jamboard is ontwikkeld voor samenwerking op afstand dankzij de G Suite-integratie.
We hebben een video uitgebracht om u te helpen meer inspiratie op te doen:
Als u wilt weten hoe BenQ u kan helpen, bezoek dan onze website of stuur ons een e-mail.
Bronnen:
https://www.forbes.com/sites/reginacole/2020/03/30/working-from-home-tips-for-creating-a-home-office-that-promotes-health-comfort-and-creativity/
https://www.bloomberg.com/news/articles/2020-03-15/how-to-work-from-home-tips-on-staying-healthy-sane-productive
https://www.abc.net.au/news/health/2020-03-31/working-from-home-how-to-set-up-your-office/12098540
http://customerthink.com/managing-distributed-teams-10-best-practices-to-help-you-embrace-the-new-way-of-working/