1. Log in op je agenda: https://outlook.office.com/calendar/view/day.

2. Selecteer Agenda toevoegen > Toevoegen uit directory.

Bij het importeren van agendagebeurtenissen vanuit een Microsoft 365-kamerpostvak (resource mailbox), kan het voorkomen dat evenementen niet worden weergegeven in MeetingRoom.

[Mogelijke oorzaak]

Het beheeraccount kan afspraken niet lezen of beheren tenzij de machtiging Volledige toegang (Lezen en beheren) is toegekend.

[Aanbevolen stappen]

Controleer of het gebruikte beheeraccount (bijvoorbeeld admin@uwdomein.com) de machtiging Lezen en beheren (Volledige toegang) heeft op het kamerpostvak.

1. Ken via Windows PowerShell Volledige toegang toe aan het kamerpostvak (zie Microsoft Exchange-sectie voor meer details):

Add-MailboxPermission -Identity <resource mailbox> -User <admin mailbox> -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false

2. Controleer of de machtiging is toegepast:

Get-MailboxPermission -Identity <resource mailbox> | Where-Object {$_.User -like "<admin mailbox>"}

Bij het boeken van afspraken via MeetingRoom kan het voorkomen dat sommige boekingen automatisch worden geweigerd door de Outlook-agenda. Dit gebeurt meestal door de instellingen van het kamerpostvak en het boekingsbeleid.

[Mogelijke oorzaak]

1. Tijdsconflicten: De kamer is al geboekt voor een andere vergadering op hetzelfde moment en overlappende reserveringen zijn niet toegestaan.

2. Beperkingen op boekingen: De vergadering overschrijdt de maximaal toegestane duur of valt buiten het toegestane boekingsvenster.

3.  Machtigings-/beleidsinstellingen: Alleen geautoriseerde gebruikers (gedelegeerden) mogen de ruimte boeken; boekingen door andere gebruikers kunnen automatisch worden geweigerd.

4.  Andere redenen: De ruimte kan niet beschikbaar zijn vanwege onderhoud, afwezigheid of andere speciale beperkingen.

[Aanbevolen stappen]

1. Controleer de ruimte-instellingen in Outlook of via Windows PowerShell (zie Microsoft Exchange-sectie voor meer details).

    Get-CalendarProcessing -Identity "<resource mailbox>" | fl

2. Zorg ervoor dat jouw vergadering niet overlapt met bestaande boekingen.

3. Vraag, als je geen geautoriseerde gebruiker bent, goedkeuring aan bij de ruimtegedelegeerde of beheerder.

Neem bij terugkerende problemen contact op met de beheerder om het boekingsbeleid van de ruimte zo nodig aan te passen.

[Mogelijke oorzaak]

De agenda van de gebruiker is niet gedeeld, waardoor anderen zijn of haar afspraken niet kunnen bekijken.

[Aanbevolen stappen]

1. Ga naar de agendainstellingen van deze gebruiker.

2. Ga naar Agenda > Gedeelde agenda's.

3. Onder 'Een agenda delen' selecteer je een agenda en klik je op Delen. 
 

Bij synchronisatie met Microsoft 365 of Google Workspace vereist BenQ MeetingRoom een standaard e-mailaccount.

Dit account is belangrijk omdat gebruikers hiermee afspraken kunnen boeken, ook als zij hun eigen accounts nog niet hebben gekoppeld.

[Voorwaarde]

1. Maak een account aan in Microsoft 365 of Google Workspace.
2. Zorg ervoor dat dit account toegang heeft tot Microsoft Agenda of Google Agenda.
3. Controleer of de agenda correct wordt gedeeld.

[Microsoft 365-vereisten] 

A. Zichtbaarheid van agenda: De agenda moet zichtbaar zijn voor mensen binnen je organisatie. Zo kunnen leden geboekte afspraken in de standaardagenda zien.

B. Beheerdersrechten: Het beheeraccount moet toestemming hebben om de standaard e-mailagenda te bewerken. Dit zorgt ervoor dat BenQ MeetingRoom afspraken kan maken namens gebruikers die hun persoonlijke accounts nog niet hebben ingesteld.
 

Bij synchronisatie met Microsoft 365 of Google Workspace vereist BenQ MeetingRoom een standaard e-mailaccount. Dit account is belangrijk omdat gebruikers hiermee afspraken kunnen boeken, ook als ze hun eigen accounts nog niet hebben gekoppeld. Als dit account niet de juiste rechten heeft, zal BenQ MeetingRoom een foutmelding weergeven.

[Voorwaarde]

1. Maak een account aan in Microsoft 365 of Google Workspace.
2. Zorg ervoor dat dit account toegang heeft tot Microsoft Agenda of Google Agenda.
3. Controleer of de agenda correct wordt gedeeld.

[Microsoft 365-vereisten] 

A. Zichtbaarheid van agenda: De agenda moet gedeeld zijn zodat mensen binnen je organisatie deze kunnen bekijken. Hiermee kunnen leden geboekte afspraken in de standaardagenda controleren.

B. Beheerdersrechten: Het beheerdersaccount moet rechten hebben om de standaard e-mailagenda te bewerken. Hiermee kan BenQ MeetingRoom afspraken aanmaken namens gebruikers die hun persoonlijke accounts nog niet hebben ingesteld.

Mogelijk zie je de vergadertitel niet in BenQ MeetingRoom als de ruimteagenda in Microsoft 365 niet is ingesteld om alle details met je organisatie te delen.

[Methode 1- Via Outlook Web App]

1. Log in bij de Outlook Web App en ga naar Agenda.

2. Selecteer Agenda toevoegen > Toevoegen uit directory. 

[Reden]

Dit gebeurt omdat de ruimte is ingesteld om automatisch vergaderinformatie te verbergen of te vervangen bij het verwerken van boekingen. De machtigingsinstellingen bepalen wat gebruikers kunnen zien, maar als de vergaderinformatie verborgen of gewijzigd wordt, wordt deze niet weergegeven.

[Aanbevolen stappen]

1. Voer de volgende opdracht uit in Windows PowerShell om de instellingen te controleren:

Get-CalendarProcessing -Identity "RoomName" | fl Identity,AutomateProcessing,DeleteSubject,AddOrganizerToSubject,DeleteComments,RemovePrivateProperty

Als je het volgende ziet:

• DeleteSubject : True → Het onderwerp/de titel wordt verwijderd.
• AddOrganizerToSubject : True → Het onderwerp/de titel wordt vervangen door de naam van de organisator.
• DeleteComments : True → De notities/het lichaam van de vergadering wordt verwijderd.
• RemovePrivateProperty : True → De privé-vlag wordt verwijderd.

2. Werk de instellingen bij om het originele onderwerp/de titel en details van de vergadering te behouden:

Set-CalendarProcessing -Identity "RoomName" -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False -DeleteComments $False

Dit zorgt ervoor dat:

• Het onderwerp/de titel van de vergadering behouden blijft.
• De naam van de organisator het onderwerp niet vervangt.
• Notities van de vergadering blijven behouden.

3. Aangezien elke ruimte een eigen configuratie heeft, moet je de opdracht voor elke ruimte uitvoeren of een batchscript maken om de instellingen op alle ruimten in je organisatie toe te passen.

Als er een vergaderruimtebron nieuw is aangemaakt in Google Agenda, kan het enkele dagen duren voordat de Google Agenda API begint te synchroniseren met BenQ MeetingRoom. In deze periode worden updates vanuit Google Agenda mogelijk niet direct gesynchroniseerd met BenQ MeetingRoom.

Dit is een bekend probleem dat door Google is gemeld (Google Issue Tracker ID: 427804095).

Voor het configureren van delegatie voor ruimtebronnen kun je het Exchange-beheercentrum gebruiken of PowerShell-opdrachten uitvoeren om een batchupdate uit te voeren.

[Via Windows PowerShell]

$delegate = "admin@yourdomain.com"

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {

    Add-MailboxPermission -Identity $_.PrimarySmtpAddress -User $delegate -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping:$false}

Om BenQ MeetingRoom te gebruiken, zorg ervoor dat het volgende is geregeld:

1. Een IAM-account is vereist. De beheerder moet eerst de gebruiker instellen voordat er reserveringen kunnen worden gemaakt.
2. Op het apparaat moet de MeetingRoom App zijn geïnstalleerd samen met de benodigde Launcher.
3. Het apparaat moet gekoppeld zijn aan DMS.
4. De beheerder moet via het MeetingRoom Webportaal het apparaat aan een kamer of ruimte koppelen.
5. De beheerder moet de kamer inschakelen voor vergaderingen en de functie "vergaderschema weergeven" activeren.
6. Het apparaat moet verbonden zijn met een stabiel extern netwerk (internet).

1. Log in op je agenda: https://outlook.office.com/calendar/view/day.

2. Selecteer Agenda toevoegen > Toevoegen uit directory.