BenQ Knowledge Center

Därför kan brist på videokonferensrum vara ett problem

BenQ
2020/10/16

Efter ett 2020 som till stor del tillbringats i lockdown, i karantän och med omfattande social distansering står personalchefer och ledare för små och medelstora företag inför svåra beslut under årets sista månader och början på 2021. De ansvarar för att sätta kurs för återgången till kontoret, och måste balansera flera olika typer av krav.

Tillbaka till kontoret: olika strategier

Varje företag vill återgå till en normal vardag, och alla vill göra det på ett säkert sätt. Som ovan nämnt kommer en viss social distansering hos personalen förekomma på de flesta arbetsplatser i ett inledningsskede. Många företag planerar en stegvis återgång, vid vilken olika team kommer tillbaka till kontoret med några dagars eller veckors mellanrum. En annan populär metod är teamrotation, eller A/B-schemaläggning. Exempelvis kan detta resultera i jämna eller udda dagar på kontoret, eller en vecka på kontoret och en vecka hemma. Båda strategierna minimerar antalet personer som är på plats på kontoret vid en given tidpunkt, och därmed också risken för infektionsspridning. 

 

I en tidigare artikel beskrev vi hur stora organisationer som Pentagon föredrar att dela upp stora möten i flera mindre grupper av deltagare som sitter i olika rum för att på så vis undvika flaskhalsar med många människor i trånga utrymmen. Självklart har små och medelstora företag inte tillgång till en enorm byggnad som Pentagon med hundratals mötesrum. Därför anser de flesta personalchefer på mindre företag att de måste balansera utmaningarna kring en säker återgång med de resurser som står till buds, och samtidigt effektivt kommunicera strategier till teammedlemmarna för att undvika förvirring. 

De största utmaningarna för små och medelstora företag

Kort sagt står bristen på mötesrum överst på listan. ”Små och medelstora” avser inte bara antalet medarbetare, utan också storleken på kontoret. De flesta små och medelstora företag har inte tillräckligt kontorsyta för att kunna inhysa massor av traditionella mötesrum. 

 

Koppla detta till de spontana småskaliga mötenas växande popularitet så blir slutsatsen att personalen faktiskt träffas oftare och därför behöver fler platser att mötas på. Detta är en stor utmaning för mindre företag och organisationer. Men det är inte allt. 

Betoningen på kontor med låg densitet och social distansering innebär att många teammedlemmar kanske fortfarande arbetar hemifrån, så videokonferenser är helt avgörande för ett lyckat samarbete.

Personalens tekniska kompetens kan vara en stor utmaning, eller åtminstone är detta den traditionella synen. Med traditionell mötesrumsutrusning kan hybridmöten vara komplicerade för många teammedlemmar.

video conferencing equipment

En skrymmande projektor och dess många sladdar, en särskild mötesrumsdator med skärm, kanske en fullstor kamera och en lite skrämmande ljudkonsol mitt på konferensbordet – detta kan vara mycket teknik för den genomsnittlige medarbetaren att hantera.

Om alla teammedlemmar som bjudits in till mötet funnits närvarande (som före covid-19) hade de kunnat förlita sig på varandra för att hantera situationen. Men vid hybridmöten kanske de mer tekniskt lagda kollegerna jobbar hemifrån, och bara ett fåtal befinner sig i mötesrummet. Vad händer om de inte har självförtroende nog att lösa alla tekniska problem? Bortkastad tid och produktivitet.

Trött på digitala möten?

Videokonferenser på distans gör det möjligt att ”pandemisäkra” arbetet, men forskning visar att människor runtom i världen börjar tröttna på formatet. Bristen på personlig interaktion och att ständigt tvingas se folks arbetsrum eller sovrum på skärmen skapar en underlig situation som människor i allt högre utsträckning ogillar. 

 

 

Många deltagare i videokonferenser tittar tvångsmässigt på sina egna ansikten på skärmen, något som givetvis inte händer under personliga möten på kontoret. 

 

 

Denna så kallade Zoom-trötthet har gjort att Zoom-programvaruutvecklare implementerat en ”dölj dig själv”-funktion. Harvard Business Review har slagit fast att videokonferenser är utmattande för många människor, och har rekommenderat en övergång till endast ljud eller att flytta skärmarna åt sidan istället för att ha dem riktade mot oss direkt, i syfte att minska intrycken från innehållet på skärmen. 

 

Läs mer: Hur kan man minska Zoom-tröttheten? 

Ett videokonferensrum med en webbkamera som täcker ett helt rum istället för att zooma in på en enda människa minskar mycket av den scenskräck som människor kan uppleva.

Smarta trådlösa projektorer erbjuder en lösning som är säker, effektiv, användarvänlig och – viktigast av allt – trevlig. Och en trevlig upplevelse ger produktivitet eftersom teammedlemmarna gärna använder den smarta trådlösa projektorns plattform. I nästa artikel kommer vi att utforska exakt hur effektiva och användarvänliga smarta projektorer är.

Inget videokonferensrum? Bygg ett på några sekunder

huddle meeting projector
Smart trådlös projektor från BenQ för arbetsplatsen
TOP