Der Grenzenlose Sitzungssaal

Selbst die am besten vorbereiteten Unternehmen mit Notfallplänen wurden von der Pandemie überrascht. Der Betrieb kam zum Stillstand, was sich auf Umsatz, Aktienkurse und Unternehmenstransaktionen auswirkte.[1] Büroflächen mussten geräumt oder verkleinert werden.[2,3] Entlassungen standen zur Debatte.[4,5] Es war eine entscheidende Zeit für Entscheidungsträger auf höchster Ebene. Die Verantwortlichen mussten auf der Grundlage der Vorgaben ihres Vorstands schnell handeln.

Normalerweise sind diese Art von Diskussionen für vierteljährliche Besprechungen reserviert - geplante Treffen, bei denen die Führungsspitze in privaten Vorstandszimmern zusammenkommt, um über den aktuellen Zustand und die zukünftige Ausrichtung ihrer Organisation zu beraten. Doch aufgrund der Dringlichkeit und der Einschränkungen, die die Pandemie mit sich brachte, mussten Vorstandssitzungen sofort und aus der Ferne einberufen werden, wodurch das eingeführt wurde, was jetzt zur neuen Normalität für Meetings des höheren Managements geworden ist. [6,7]

Typische Vorstandssäale sind große Büroräume, die für periodische Treffen der Vorstandsmitglieder reserviert sind. Diese wichtigen Versammlungen finden häufig mindestens einmal im Quartal statt. Die meiste Zeit des Jahres werden diese Räume von den Mitarbeitern genutzt, um entweder Meetings mit wichtigen Stakeholdern und potenziellen Kunden abzuhalten oder um regelmäßige Abteilungsmeetings mit verschiedenen funktionalen Teams abzuhalten.

All diese Zusammenkünfte fanden größtenteils von Angesicht zu Angesicht statt, so dass außer einem Projektor oder einem großformatigen Display keine besondere Ausrüstung erforderlich war. Die Vortragenden mussten nur ihre Laptops mitbringen, um die Inhalte mit dem Rest der Teilnehmer zu teilen. Aber da Unternehmen einen flexibleren, hybriden Arbeitsstil annehmen, sind die Teilnehmer von Meetings nicht mehr auf die physischen Wände des Sitzungssaals beschränkt.[8] Ein beträchtlicher Teil des Personals nimmt heute an Besprechungen außerhalb des Unternehmens teil. Dies erfordert, dass die Räume so eingerichtet werden, dass sie für interaktive Videokonferenzen förderlich sind.

Vor der Pandemie wurden Gespräche mit entfernten Kollegen oft über VoIP-Systeme geführt.[9] Wenn visuelle Hilfsmittel präsentiert werden mussten, geschah dies über die Screen-Sharing-Funktionen von Webkonferenz-Apps wie Zoom, Skype und dergleichen. Da viele Unternehmen nun dazu übergehen, mehr Heimarbeit zuzulassen, ist die Anwesenheit von Kollegen in hybriden Meetings ein Muss geworden.

Aus diesem Grund müssen Organisationen eine Bestandsaufnahme der Tools machen, die sie derzeit in ihren Vorstandsräumen installiert haben. Sind sie ausreichend, um verschiedene Arten von groß angelegten Meetings in einem hybriden Arbeitsumfeld zu ermöglichen?

Was moderne Meetinglösungen von ihren Vorgängern unterscheidet, ist die Skalierbarkeit und das Ausmaß an Interaktivität, das sie bieten.[12] Beispielsweise bieten Technologien wie interaktive Displays mit integrierten Cloud-Whiteboards mehreren Remote-Benutzern die Möglichkeit, auf dem gleichen Gerät zur selben Zeit zusammenzuarbeiten. Dies garantiert, dass alle Beteiligten während der Sitzungen aktiv eingebunden sind. Präsentationen sind auch nicht mehr nur einseitig. Die Beteiligten können live Feedback geben und sogar Inhalte direkt bearbeiten, egal ob sie sich im selben Sitzungssaal befinden oder von einem entfernten Standort aus arbeiten.

Nachfolgend finden Sie einen Vergleich zwischen heutigen Sitzungssaal mit einfachen Webkonferenzen und ihren zukunftssicheren hybriden Pendants.

Da mehrere Organisationen verschiedene hybride Arbeitsmodelle einführen, haben sie begonnen, ihre Büros in schlankere, effizientere Arbeitsräume zu verwandeln. Besprechungsräume werden immer interaktiver - eine Veränderung, die sich auch in Sitzungssälen widerspiegeln wird. Unabhängig davon, ob es sich um eine komplette Neugestaltung oder nur um ein Upgrade bestehender Technologien handelt, ist es für Unternehmen wichtig, die Echtzeit-Interaktivität zwischen Kollegen und Stakeholdern im Büro und an anderen Standorten zu berücksichtigen. Blättern Sie durch die Galerie, um einige einfache und fortschrittliche Möglichkeiten zu sehen, wie Sie Ihre aktuellen Sitzungssäle mit BenQ Meetinglösungen verbessern können.