Der Modulare Meetingraum

Büros werden immer kleiner, da immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ortsunabhängig zu arbeiten. Im Zuge der Anpassung an die Post-Pandemie-Ära tauschen viele Organisationen ihre aktuellen Büroeinrichtungen gegen schlankere, dynamischere Arbeitsbereiche ein. Dieser Wandel bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise zu verbessern.

Untersuchungen haben gezeigt, dass die Büroumgebung einen direkten Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter hat.[1] Eine Zeit lang warben einige Startups mit Großraumbüros als Schlüssel zu besserem Output. Im Prinzip schien es so, als ob es keine Wände gäbe, die die Mitarbeiter physisch voneinander trennen, und als ob dies der beste Weg wäre, um Menschen dazu zu bringen, miteinander zu arbeiten. Aber wie Beispiele aus der Praxis gezeigt haben, war das nicht unbedingt der Fall. [2]  Der daraus resultierende Lärm in einem Großraumbüro war für die meisten Mitarbeiter eine Belästigung. Auch die Privatsphäre am Arbeitsplatz wurde dadurch stark eingeschränkt. Die Mitarbeiter neigten dazu, weniger zu interagieren, weil sie das Gefühl hatten, dass sie in ihrem Unternehmen zu ungeschützt waren. [3]

Hier kommen Besprechungsräume ins Spiel. Gute Besprechungsräume sollen den Mitarbeitern gerade genug Privatsphäre bieten, um offen miteinander reden zu können. Noch bessere Besprechungsräume bieten alle Werkzeuge, die sie brauchen, um effektiv zusammenzuarbeiten. Sie können jederzeit einfach hineingehen und mit der Zusammenarbeit beginnen. Unternehmen, die mit den notwendigen Werkzeugen eine Kultur der Zusammenarbeit etablieren, schneiden fünfmal besser ab als Unternehmen, die dies nicht tun.[4] Wenn Teilnehmer das Gefühl haben, in Diskussionen eingebunden zu sein, bleiben sie mit 64 % höherer Wahrscheinlichkeit an der Aufgabe dran als wenn sie alleine arbeiten.[5]

Einrichtungsgegenstände wie Whiteboards und Displays gehören zu den Standardwerkzeugen für die Zusammenarbeit, da sie die Ideenfindung und den Austausch von Inhalten in Gruppen erleichtern. Als solche sind sie in fast jedem Büro zu finden. Da viele Unternehmen auf Hybrid setzen, werden auch Videokameras und hochwertige Audiosysteme zum festen Bestandteil. Weil der Platz in den Büros jedoch schrumpft, kann das Hinzufügen neuer Hardware zu einem Dilemma führen: Füllen wir die bereits überfüllten Räume mit noch mehr Zeug? Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen ihren Einsatz von Technologie konsolidieren.

Anstatt mehrere Tools zu kaufen und zu installieren, die jeweils unterschiedliche Anforderungen erfüllen (z.B. Displays, Projektoren, Tablets, Lautsprecher und Mikrofone), können Unternehmen Technologien wie interaktive Displays in Betracht ziehen, die alle Funktionalitäten, die diese Geräte bieten, in ein System integrieren. Ein interaktives Display spart nicht nur Platz, sondern fasst auch mehrere Tools für die Zusammenarbeit wie Präsentationsbildschirme, Whiteboards und VoIP-Systeme in einem einzigen, leichter zu verwaltenden Gerät zusammen.

Besprechungen haben viele Formen und Ausprägungen. Daher müssen Meetingräume konfigurierbar sein, um sich an diese Bedürfnisse anzupassen. Unabhängig von der Raumgröße sollten Mitarbeiter in der Lage sein, ihre Besprechungsräume je nach Anwendungsfall für den Tag sofort neu zu nutzen. Wenn beispielsweise eine kleine Gruppe den Raum für einen Videoanruf mit ihren Kollegen an einem anderen Standort nutzen muss, benötigt sie nur einen großformatigen Bildschirm, eine Kamera und ein Mikrofon sowie genügend Stühle für die Teilnehmer ihrer Gruppe. Für Fälle, die ein dediziertes Whiteboard und andere Spezialsoftware wie AutoCAD benötigen, können sie zwei Displays in den Raum rollen: ein interaktives Touchdisplay mit einem Cloud-Whiteboard und ein Display, um ihren Projektfortschritt zu zeigen.

Modulare Meetingräume machen Tische optional. Früher brauchten die Mitarbeiter oft eine Ablagefläche für ihre Laptops, während sie Notizen machten und ihre Materialien präsentierten. Aber mit einem interaktiven Display im Raum müssen sie nicht mehr ihre eigenen Geräte mitbringen. Für Präsentationen können sie ihre Dateien einfach per USB laden oder von ihren Cloud-Speicher-Konten herunterladen. Um Notizen zu machen, können sie ihre Sitzungen einfach aufzeichnen und die Dateien per E-Mail an alle Empfänger senden. Ohne sperrige Tische ist es einfacher, Meetingräume zu schaffen, die modularer sind. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter das Layout des Besprechungsraums schnell ändern können, um es ihren Anforderungen anzupassen.

Das bedeutet nicht unbedingt, dass Tische komplett aus dem Spiel sind. Die Investition in modulare Möbel, die rein und raus gerollt, zusammengeklappt, gestapelt oder gefaltet werden können, ermöglicht es den Mitarbeitern, sie bei Bedarf aufzustellen.

Ein im Journal of Applied Psychology veröffentlichtes Experiment verglich die kollaborativen Ergebnisse von Stand-up- und Sit-down-Meetings. Was die Forscher herausfanden, war, dass es keinen Unterschied in Bezug auf die Teamsynergie gab. Aber wenn sie die Geschwindigkeit verglichen, mit der die Meetings gehalten wurden, waren Stand-up-Meetings tatsächlich schneller und damit effizienter.[6]

Neuere Berichte haben gezeigt, dass diese Erkenntnisse immer noch Gültigkeit haben. Allein durch Aufstehen konnten Teams die Dauer ihrer Meetings um etwa 25 % verkürzen. Von 48 Minuten gingen die Besprechungszeiten zum Beispiel auf 36 Minuten zurück. Durch das Aufstehen waren die Mitarbeiter auch wacher und aufmerksamer bei laufenden Diskussionen, da sie nicht so abgelenkt waren, wie wenn sie vor ihrem jeweiligen Laptop saßen. Ihre Position und das Bedürfnis ihres Körpers, zu sitzen, gaben ihnen außerdem ein Gefühl der Dringlichkeit, die anstehende Aufgabe zu erledigen.[7]

Da es in einem Raum für Stand-Up-Meetings keine Stühle gibt, steht den Teilnehmern mehr Platz zur Verfügung. Mit einem oder mehreren beweglichen interaktiven Displays für Sitzungen ergeben sich verschiedene Möglichkeiten der Raumkonfiguration. Zum Beispiel können die Displays auf gegenüberliegenden Seiten des Raums platziert werden, um unabhängige kleinere Diskussionen zwischen funktionalen Teams zu ermöglichen. Nach ihren Brainstorming können sie die Displays näher zusammenrücken, um Ideen als größere Gruppe zu präsentieren und zu diskutieren.

Der zusätzliche Platz ist auch dann von Vorteil, wenn Szenarien in Betracht gezogen werden, bei denen eine soziale Distanzierung implementiert werden muss. Auf diese Weise können Besprechungsräume weiterhin genutzt werden, während die Risiken minimiert werden.