Wie wählen Sie eine intelligente Meetingraum-Lösung für Ihre hybride Arbeit?

Genau wie bei traditionellen Meetings kann die hybride Arbeit viele verschiedene Arten von Besprechungen mit sich bringen, ob physisch oder virtuell. Am wichtigsten ist die Art des Meetings, die Sie normalerweise abhalten. Aufgrund von Untersuchungen von Gartner empfehlen wir Ihnen, Ihre Bedürfnisse sorgfältig zu evaluieren und zu verstehen, welche Meeting-Szenarien Ihre Organisation benötigt, bevor Sie mit der Beschaffung von Meeting-Lösungen beginnen.

Interne Zusammenarbeit: sehr spontan und sogar "Huddle"-zentriert. Flexibel und vielfältig, verlässt sich dieser Ansatz auf ständigen Cloud-Zugriff, Internetverbindungen und reibungslose Telefonie. Der Umfang der Meetings ist in der Regel klein, mit vielen Einzelgesprächen oder Teammeetings. Aber weil diese Meetings in kleinerem Rahmen stattfinden, finden Sie häufiger statt. Dies trifft insbesondere auf Unternehmen zu, die sehr dynamisch und kollaborativ sind.

Lernen und Training: eher einseitig, da der Fluss von den Ausbildern zu den Lernenden stattfindet. Natürlich müssen die Lernenden in der Lage sein, Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten, daher müssen die Tools diese Funktion unterstützen. Während die Zusammenarbeit immer noch wichtig ist, benötigen Sie auch die Möglichkeit, Sitzungen für spätere Referenzen aufzuzeichnen. Umfragen oder Abstimmungen sind weitere Punkte, die zu berücksichtigen sind.

Externe Präsentationen: konzipiert für Besprechungen mit Kunden, Interessenten und Partnern. Grundsätzlich gilt: Wann immer Sie sich mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens treffen müssen, müssen Sie eine schnelle Reaktion und Agilität bieten. Hier sind keine komplexen Tools erforderlich, sondern lediglich eine hervorragende Konnektivität sowie ein schneller Zugriff auf Inhalte. Das können Videokonferenztools oder ein Browser, mit dem man sich bei Cloud-Konten anmelden kann, sein.

Massenübertragung: Der größte Meeting-Typ und der technisch anspruchsvollste. Hier haben die Moderatoren ein großes Publikum vor sich und müssen umfassende Kontrolle über die zu übertragenden Inhalte haben. Auch die Skalierbarkeit ist wichtig, denn manchmal besteht das Publikum aus ein paar Dutzend Personen oder aus ein paar Hundert - wenn es sich um unternehmensweite Präsentationen handelt. Professionelle Webinare wie Aktionärsversammlungen fallen unter diese Kategorie. Oft präsentieren dann die Top-Führungskräfte, die vor ganzen Teams oder sogar ganzen Organisationen sprechen. Daher müssen die verwendeten Tools ein sehr gutes Erlebnis gewährleisten.

Homeoffice: In diesem Szenario arbeiten alle Ihre Teams von zu Hause aus und niemand kommt ins Büro. Ihre Technik muss mit unzähligen Geräten kompatibel sein, von Smartphones bis hin zu Desktops, Windows, Mac oder Linux. Sie müssen auch variable Verbindungsgeschwindigkeiten berücksichtigen. All das bedeutet, dass Sie einen Schwerpunkt über Meeting-Lösungen schaffen müssen, die (fast) keine IT-Unterstützung benötigen.

Ein Unternehmen oder eine Organisation braucht vielleicht mehr als einen Meeting-Typ, aber alle müssen effektive und kollaborative Meetings unterstützen.