Search history
Clear
Důležité aspekty v případě hybridní práce a práce na dálku
- BenQ
- 2022-01-01
Před přechodem na model vzdálené nebo hybridní práce musí organizace zvážit následující požadavky, aby zajistily kontinuitu podnikání a produktivitu zaměstnanců.
Jestliže se rozhodnete přejít na vzdálenou nebo hybridní práci, musíte se zamyslet nad tím, zda je vaše organizace na tuto změnu připravena.
Při přechodu na jakoukoli formu vzdálené práce vstupuje do hry několik technických a sociálních faktorů. Aspekty jako hardwarové a softwarové nástroje jsou zřejmými předpoklady pro zavedení tohoto pracovního režimu, avšak existují další prvky, které organizace někdy přehlížejí. Pojďme si je stručně projít, abyste mohli posoudit, jak si v současné době stojíte.
Videokonference
Cloudová tabule
Zasílání zpráv přes internet
Připojení k internetu
Správa souborů
Pracovní hardware
Pracovní software
Zabezpečení dat
Základní požadavky: internet a pracovní nástroje
První požadavek je zřejmý. Zaměstnanci potřebují rychlé a spolehlivé připojení k internetu, aby mohli efektivně spolupracovat s ostatními kolegy na dálku. Kdo však nese tyto náklady, to není až tak jednoznačné. Tuto otázku lze obtížně zodpovědět zejména u internetových služeb s datovými limity. Platí společnosti za data používaná pro osobní účely, nebo zaměstnanci platí za domácí internet, přestože je jejich připojení používáno k práci?
Kromě internetu musí mít zaměstnanci k dispozici také nezbytné hardwarové a softwarové nástroje, jež potřebují k tomu, aby mohli efektivně komunikovat a být produktivní. Náklady na tyto nástroje a pomůcky nesou obvykle zaměstnavatelé. O balíčku vybavení – který může zahrnovat notebooky a mobilní telefony – však rozhodují zaměstnavatelé často po dohodě se svými zaměstnanci. Z hlediska aplikací se mohou společnosti rozhodnout používat běžně dostupný cloudový software nebo nainstalovat specializované aplikace na vzdálené servery za účelem zajištění snadného přístupu.
Opatření v pozadí: správa souborů a zabezpečení dat
Centralizovaná správa souborů je rovněž důležitá, zejména při práci s týmy. Cloudové úložiště souborů umožňuje zaměstnancům vytvářet, otevírat a upravovat společné pracovní soubory na dálku. To je užitečné zejména v případě, že na jednom úkolu pracuje více zaměstnanců. A protože jsou pracovní data přenášena prostřednictvím internetu a většinou k nim probíhá přístup přes osobní zařízení a osobní sítě zaměstnanců, je velmi důležitým aspektem také zabezpečení dat.
Citlivá data společnosti jsou neustále vystavena riziku odhalení, obzvláště pokud zaměstnanci pracující doma nemají k dispozici stejné zabezpečení sítě na podnikové úrovni, jako když jsou v kanceláři. Organizace musí zajistit, aby na zařízení jejich zaměstnanců byly pravidelně instalovány opravy zabezpečení a nejnovější programy na ochranu proti malwaru a aby používané síťové protokoly byly bezpečné. Kromě toho musí také poskytovat šifrovaný přístup k souborům a portálům společnosti.
Nástroje pro spolupráci: zprávy, videokonference, cloudová tabule
Snad nejdůležitějším požadavkem pro efektivní práci na dálku jsou nástroje pro spolupráci. Jedná se o sadu místních i cloudových aplikací, které mohou zaměstnanci používat ke komunikaci a spolupráci se svými kolegy, zainteresovanými stranami a zákazníky. Mezi nejběžnější nástroje patří aplikace pro zasílání zpráv a videokonference.
Zasílání zpráv se používá pro komunikaci v reálném čase, kdy zaměstnanci potřebují okamžitě odesílat a přijímat odpovědi. Videokonference naproti tomu zahrnují cílenější a podrobnější diskuze. Aby byla videokonference efektivní, musí mít zaměstnanci na svých zařízeních nejen aplikace požadované společností, ale také kvalitní vybavení pro záznam obrazu a zvuku. Organizace, jež chtějí přejít na model hybridní práce, mohou investovat do displejů, jako je řada CS od společnosti BenQ vybavená integrovanými videokonferenčními funkcemi pro osobní i vzdálené schůzky, které lze snadno naplánovat, uspořádat a připojit se k nim. Některé interaktivní displeje, jako je DuoBoard, navíc nabízejí videokonferenční funkce s další výhodou v podobě dotykové obrazovky zajišťující pohodlné používání tabule.
V případě vzdálených uživatelů posouvá cloudová tabule virtuální schůzky na vyšší úroveň, protože umožňuje diskuze v reálném čase s aktivní vizuální složkou. Řešení cloudové tabule, jako je EZWrite 5, přinášejí účastníkům schůzek možnost videohovorů, psaní, kreslení nebo importu multimédií na sdílené obrazovce – tedy funkce, které jiný cloudový textový nebo tabulkový software ne vždy nabízí.
Zajištění kontroly nad prací: směrnice pro práci a eskalaci
Problém s větším počtem pracovníků rozptýlených na různých místech spočívá v tom, že společnosti nemohou vždy zaručit, aby zaměstnanci dodržovali podnikové standardy pro práci. Když jsou zaměstnanci ponecháni bez dozoru, je vše otázkou důvěry. Jako preventivní opatření musejí organizace stanovit směrnice, které upravují práci na dálku, aby zajistily odpovědnost zaměstnanců a jejich trvalou produktivitu. Tyto směrnice se mohou týkat témat, jako jsou pracovní doba, informace o aktuálním stavu a očekávané výsledky. Organizace musí rovněž zavést nouzová opatření, jako je hierarchie kontaktů, která zajistí rychlé předání práce v případě, že jeden nebo více zaměstnanců nebude k dispozici.
Kontroly zaměstnanců: plánované schůzky a sledování pokroku
Systém sledování pokroku je nezbytný pro jakýkoli druh práce, protože poskytuje týmům informaci o tom, kolik je toho ještě třeba udělat pro dokončení projektu. Navíc také zajišťuje, aby zaměstnanci neustále dodržovali plán a aby manažeři dokázali odhalit případné problémy a proces tak mohl být odpovídajícím způsobem upraven. Prostřednictvím sledování pokroku v případě práce na dálku mohou rovněž zaměstnavatelé spravedlivě ohodnotit přínos svých zaměstnanců na základě jejich výstupů.
Aby byly týmy neustále v obraze, je velmi důležité naplánovat pravidelné informační schůzky prostřednictvím videokonferencí. Díky tomu budou moci nejen diskutovat o stavu své práce, ale rovněž budou mít příležitost budovat lepší vztahy se svými vzdálenými spolupracovníky.
Ačkoli je ideální mít splněny všechny předpoklady, v konečném důsledku je na vaší organizaci, aby zjistila, které požadavky jsou pro vaši celkovou obchodní strategii nejdůležitější. Model práce na dálku lze považovat za úspěšný, pokud týmy mohou efektivně a bezpečně spolupracovat a být produktivní.