Jak vybrat vhodný bezdrátový prezentační systém pro hybridní schůzky

Vzhledem k tomu, že videokonference a hybridní schůzky dnes hrají významnou roli ve vnitřním fungování firem po celém světě, mají IT oddělení v korporacích a středně velkých a velkých podnicích stále častěji za úkol aktivně hledat technologie, které takovou komunikaci učiní co nejplynulejší a nejefektivnější. Jednou z klíčových součástí ekosystému konferenčních místností, kterou IT odborníci považují za možné řešení, jež jim v tomto úsilí pomůže, je bezdrátový prezentační systém (WPS). 

Při hlubším zkoumání této problematiky příslušní IT odborníci zjistí, že systém WPS vhodný pro éru hybridních schůzek je takový, který je schopen efektivně vysílat všechny prvky, které se odehrávají v rámci schůzky v konferenční místnosti - včetně videí/obrázků, diskusí a sdíleného obsahu/souborů - každému vzdálenému účastníkovi. Aby se pracovníci IT ujistili, že je toho budoucí WPS schopen, musí zkontrolovat, zda daný WPS dokáže kladně odpovědět na následující podrobnější otázky týkající se jeho funkcí:

• Je WPS kompatibilní s videokonferenčním zařízením USB typu plug-and-play, které je na trhu k dispozici?
• Je WPS kompatibilní s videokonferenčními aplikacemi dostupnými na trhu?
• Bude možné obsah promítaný prostřednictvím WPS sdílet?
• Bude možné diskuse v konferenční místnosti zřetelně přenášet ke vzdáleným účastníkům?

Než se pustíme do podrobností o funkcích bezdrátového projekčního systému, je užitečné si nejprve udělat obrázek o tom, co dělá hybridní schůzku efektivní. V první řadě jednou z nejpodstatnějších vlastností efektivní hybridní schůzky, je to, že musí být efektivní. Schopnost rychle spustit hybridní schůzku pro účastníky v konferenční místnosti i pro účastníky na dálku pomůže určit, kolik se toho na schůzce udělá a míru zapojení každého účastníka. Hybridní schůzka by proto měla být založena na přístupu BYOM (Bring Your Own Meeting), kdy všechny hardwarové prvky - od BYOD po vybavení konferenční místnosti - pracují v tandemu, aby byla schůzka rychlá, snadná a přizpůsobitelná a účastníci se nemuseli zdržovat manipulací se zařízením a úpravou nastavení jen proto, aby videokonference fungovala.

Dalším klíčem k efektivní hybridní schůzce je schopnost zapojit každého účastníka do probíhající diskuse, protože možnost promluvit a být vyslyšen kdykoliv, kdy si to diskuse žádá, umožní účastníkům více se zapojit do tématu diskuse. Pro zajištění tohoto aspektu hybridní schůzky má konferenční místnost dvě hlavní možnosti: za prvé, zakoupit na trhu další periferní zařízení (například reproduktory), která mohou doplnit videokonferenci o rozšířené zvukové možnosti, nebo za druhé, využít bezdrátový prezentační systém s vestavěnými mikrofonními funkcemi.

V předchozí éře konferenčních hovorů se tento problém řešil tak, že konferenční telefony byly rovnoměrně rozmístěny po místnosti, aby byl slyšet každý blízký i vzdálený účastník. Při přechodu na videokonference BYOD se však mikrofony používané pro schůzku buď vrátily k jedinému zdroji - mikrofonu zabudovanému v notebooku, na kterém běží videokonferenční software - nebo vyžadovaly přihlášení z notebooků umístěných po celé místnosti. V obou případech se bohužel znovu objevil problém s nevýraznými diskusemi, protože první možnost vytvářela stejný typ fyzické překážky plynulé konverzace, o které byla řeč dříve, protože vyžadovala, aby se účastníci sedící ve větší vzdálenosti přiblížili k notebooku, aby mohli oslovit vzdálené účastníky. Druhá možnost naopak mohla způsobit těžkopádné schůzky s pozdním začátkem (protože jste čekali, až se všichni připojí), možné problémy s přihlašováním a IT a přetížený širokopásmový signál.

Nejideálnějším řešením popsaným výše by byl bezdrátový prezentační systém s mikrofony zabudovanými do jejich vysílačů, které by pak využívaly nezávislý bezdrátový signál WPS nejen k přenosu obrazu od každého účastníka, který má v ruce vysílač, ale také hlasů všech účastníků v celé místnosti. S takovým systémem by vysílače, které umožňují účastníkům sedícím ve vzdáleném rohu konferenční místnosti okamžitou prezentaci, umožnily také těm, kteří se nacházejí v jejich blízkosti, mluvit a být zřetelně slyšeni všemi účastníky jednání, včetně těch, kteří se účastní na dálku, čímž by se vytvořily podmínky pro větší interakci.

Pro řešení výše uvedených problémů navrhla společnost BenQ nejnovější iteraci svého bezdrátového prezentačního systému InstaShow® VS20, speciálně pro éru hybridních schůzek, ve které nyní všichni žijeme. InstaShow® VS20 je WPS, který je plně vybaven podporou videokonferencí a umožňuje uživatelům rychle integrovat prezentační obsah do libovolné videokonferenční aplikace tak, aby si vzdálení uživatelé mohli obsah současně prohlížet a komunikovat s ním.

Jakmile je InstaShow® VS20 v konferenční místnosti nastaven, může každé hybridní setkání plně využít jeho špičkový výkon bezdrátového příjmu, který poskytuje vysoce kvalitní obraz (včetně videa v nativním rozlišení 4K) a křišťálově čistý zvuk na vzdálenost až 20 metrů. Vzhledem k tomu, že každý vysílač VS20 („InstaShow® Button") je vybaven všesměrovým mikrofonem, který je schopen snímat hlasy v okruhu 1,5 metru, může se bezdrátový prezentační systém InstaShow® rychle stát rozšiřitelným bezdrátovým mikrofonním systémem jednoduchým připojením a přehráním tlačítek InstaShow® k zařízením v celé místnosti. To umožňuje účastníkům rozptýleným po celé místnosti volně hovořit s každým účastníkem (včetně vzdálených uživatelů) bez obav ze špatné kvality zvuku a špatné komunikace a zároveň sdílet jejich obrazovky. Kromě toho lze mikrofon každé InstaShow® Button pouhým klepnutím pohodlně ztlumit, aby byla v případě potřeby zajištěna kontrola hluku v rámci schůzek.

Začleněním těchto exkluzivních mikrofonů InstaShow® Button typu plug-and-play do prostředí InstaShow® a jeho přeměnou na bezdrátový rozšiřitelný mikrofonní systém, společnost BenQ přímo reaguje na potřeby středně velkých a velkých konferenčních místností, které hledají cenově dostupný a flexibilní způsob, jak optimalizovat kvalitu zvuku svých videokonferencí a vytvořit podmínky pro poutavější a efektivnější hybridní schůzky.