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Cómo elegir herramientas de colaboración útiles para las reuniones híbridas?
- BenQ
- 2021-03-18
A medida que muchas empresas y organizaciones de todo el mundo adoptan modelos de trabajo híbridos, surgen herramientas como las pantallas interactivas, esenciales para la colaboración en las salas de reuniones inteligentes. Dado que las pantallas interactivas se encuentran entre las tecnologías más útiles que sustentan el trabajo híbrido, a la hora de elegir cuáles comprar, es evidente que la seguridad y la privacidad deben ser las principales prioridades.
Efectos de una emergencia mundial
La pandemia de COVID-19 aceleró ciertas tendencias globales de trabajo y productividad. La principal es el trabajo desde casa o desde cualquier lugar que no sea una oficina fija. Debido tanto a las exigencias de los empleados como a la normativa gubernamental, los empresarios se ven en la necesidad de acomodar el "trabajo desde cualquier lugar", lo que significa vincular una gran cantidad de puntos finales a través de tecnología dedicada. Según Forbes, el año 2020 ha servido de catalizador para la adopción de tecnologías de trabajo a distancia. Y esto continuará en 2021 y más allá, ya que se espera que las tecnologías de colaboración empresarial alcancen unos ingresos de 45.000 millones de dólares en 2025.
Impulsar el mantenimiento de la colaboración
Esto no se debe únicamente a COVID-19, ya que, incluso sin la pandemia, la mayoría de las empresas son ahora globales por defecto y, por tanto, incluyen la colaboración con personas que no se encuentran físicamente en el edificio principal, o incluso en el mismo continente. Por lo tanto, se necesitan herramientas de colaboración modernas que estén a la altura de las necesidades de los miembros del equipo. Aunque estemos físicamente separados, con una buena tecnología y soluciones optimizadas, las reuniones y la colaboración pueden ser tan eficaces como cuando se hacen cara a cara. Creadas para aprovechar al máximo los servicios en la nube, las buenas herramientas de colaboración permiten trabajar sin interrupciones desde casi cualquier lugar del mundo.
Lo esencial de unas buenas herramientas de colaboración
Según una amplia investigación realizada por Gartner, las reuniones deben acomodar a todos los participantes pero permitir al anfitrión controlar el flujo de las reuniones según sea necesario. Busque estas características cuando elija sus soluciones de colaboración:
- Compartir la pantalla y las aplicaciones para que todos los participantes puedan ver los contenidos relevantes de los demás y acceder a las aplicaciones comunes, aunque no las tengan instaladas en sus propios dispositivos
Todo el mundo puede editar el contenido presentado y discutido en las reuniones, a menos que dicho contenido esté bloqueado por razones de seguridad o prioridad- Pizarra virtual para fomentar la creatividad espontánea y una lluvia de ideas eficaz
- Los asistentes virtuales controlados por voz simplifican las tareas de fondo y los procesos rutinarios
- Controles del anfitrión de la reunión para garantizar que la colaboración se mantiene en el camino y se centra en ella
En cuanto a los controles de los anfitriones, las ideas de Gartner recomiendan un enfoque flexible que varía según el caso, pero que siempre promueve un entorno productivo para la colaboración. Dado que la mayoría de las reuniones que implican trabajo híbrido y participación remota tienden a ser un poco más informales y democráticas, sólo se necesitan controles básicos, que pueden pasar de una persona a otra, por ejemplo, del iniciador de la reunión a cada presentador de un tema o segmento. A grandes rasgos, los controles de las reuniones deberían cubrir:
La programación y el inicio de las reuniones
Añadir, silenciar y bloquear participantes- Compartir los controles de las reuniones, o rotar los controles
Proporcionar a los anfitriones de la reunión indicaciones visuales y sonoras para los distintos asistentes
Por supuesto, las grandes reuniones requieren diferentes tipos y niveles de controles de acogida. Estos controles deben ofrecer la posibilidad de delegar y dar cabida a un enfoque granular. Esto se debe a que en las grandes reuniones puede haber varios líderes de sesión, múltiples presentadores, moderadores de sesiones de preguntas y respuestas, etc.
BenQ DuoBoard pantallas interactivas impulsan la colaboración con la videoconferencia como aspecto central. Incluyen la Sala de reuniones 365 ecosistema de aplicaciones e integran Amazon Web Services (AWS) con la tecnología de asistencia por voz Saffi de BenQ. También obtiene la EZWrite suite de software de colaboración para crear y compartir sin esfuerzo junto con las videoconferencias y las llamadas de voz.
Investigación antes de la adquisición
Aunque se basa en tendencias antiguas, el paso al trabajo híbrido y a los nuevos modos de colaboración exige adoptar un enfoque proactivo y evaluar cuidadosamente las soluciones antes de dar el paso. Dado que cada organización es diferente, debes examinar detenidamente los tipos de reuniones y sesiones de colaboración que tus equipos realmente necesitan.
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