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Adopción de tecnologías de reunión híbridas para mejorar el uso del espacio en la oficina
- BenQ
- 2022-01-28
Es el momento de revisar su lugar de trabajo.
Con la reapertura de las empresas en todo el mundo, este es el mejor momento para evaluar el estado actual de su oficina. ¿Qué ha revelado la pandemia sobre su utilización? ¿Cómo ha cambiado el trabajo desde casa la opinión de los empleados sobre lo que debe ser una oficina?
Las oficinas no son solo estructuras diseñadas para albergar a los trabajadores durante ocho horas al día. Su principal objetivo debería ser proporcionar a los empleados espacios seguros y funcionales equipados con todas las herramientas que necesitan para colaborar y producir un trabajo de calidad. Los grandes espacios de oficina son dinámicos, están vivos y evolucionan continuamente, al igual que las personas que los utilizan. La pregunta ahora es: ¿han evolucionado sus espacios de oficina con el tiempo?
Las tendencias muestran un movimiento constante hacia el trabajo híbrido.1 Las grandes empresas han empezado a conceder más flexibilidad a sus empleados y les permiten trabajar desde casa a tiempo completo o unos días de la semana laboral.2 Como muchos responsables son conscientes de que sus empleados hacen la mayor parte de su trabajo en solitario en casa, están destinando más espacio de oficina a las actividades laborales que dependen de la interacción social, como las reuniones virtuales y presenciales.3 M Moser Associates, una empresa mundial de diseño de espacios de trabajo señala que sus clientes más progresistas están reduciendo la asignación de espacio a puestos de trabajo individuales; del 70 % del espacio total de la oficina, se ha reducido al 30 %. Ahora, el 70 % se reserva para el trabajo en equipo. Esto está en línea con la tendencia actual de las organizaciones a reducir el espacio de sus oficinas y a convertir las zonas antes reservadas a los cubículos de los empleados en centros de reunión más colaborativos.4,5
La realidad actual
Las interrupciones son ahora más comunes y ralentizan el flujo de trabajo
Factores actuales que pueden paralizar las operaciones:
Cambio en curso
El trabajo híbrido se está convirtiendo en una opción permanente
El modelo de trabajo híbrido consigue una mayor…
Tendencias resultantes
Las oficinas físicas son cada vez más pequeñas
Las tecnologías existentes ya no son adecuadas6,7
Cambios necesarios
Agilizar la productividad y las tecnologías de reuniones
En su transición hacia modos de trabajo híbridos, es importante que su organización se plantee estas tres preguntas clave:
¿Quién? Dado que cada vez hay más empleados que optan por trabajar desde casa, deberá tener una idea general de quiénes estarán en la oficina a tiempo completo. Como van a utilizar el espacio con más frecuencia, las renovaciones tienen que poder satisfacer las necesidades de esas personas. ¿Cuál es su perfil y para qué tipo de actividades necesitarán usar una sala de reuniones, un área de reunión o un espacio de colaboración?
¿Cómo? En relación con quiénes van a utilizar estos espacios, tenemos los tipos de tareas que llevan a cabo. ¿Utilizarán estos espacios sobre todo para presentaciones? ¿Reuniones presenciales con los clientes? ¿Entrevistas en persona? ¿Videollamadas? ¿Sesiones de lluvia de ideas? Esto influirá en el tamaño de las salas, la distribución del suelo y el equipamiento necesario.
¿Qué? Saber cómo utilizarán los empleados estos espacios le dará una idea más clara de las tecnologías que utilizarán con frecuencia. Haga un inventario de las soluciones y los dispositivos que hay en sus salas de reuniones. ¿Siguen siendo adecuados para atender las necesidades de sus empleados? No basta con comprobar si estas herramientas siguen funcionando. Podrían funcionar, pero ser insuficientes. La consideración más importante es si estas herramientas podrán seguir cumpliendo su función en los modelos híbridos. Una pizarra blanca, por ejemplo, es útil para personas que se reúnen en persona, pero los participantes remotos tienen dificultades para ver lo que se escribe.
Esta valoración de la utilidad de las tecnologías existentes para las salas de reuniones coincide con las previsiones de Gartner.8 Las herramientas de colaboración en equipo —hardware y software diseñados para el trabajo en equipo y la interactividad, como las pantallas interactivas y las pizarras blancas en la nube— han alcanzado la madurez en el ciclo de sobreexpectación (Hype Cycle) de Gartner. Esto significa que los sectores las reconocen como suficientemente vitales como para adoptarlas plenamente como parte de su estructura de trabajo permanente.
Evolución de las tecnologías de las salas de reuniones
Las pizarras blancas y los rotafolios fueron la herramienta dominante en las sesiones de lluvia de ideas y las presentaciones.
La aparición de los ordenadores portátiles y los proyectores permitió a los trabajadores utilizar medios digitales en las reuniones.
El auge de las videoconferencias y de la modalidad “trae tu propio dispositivo” (BYOD) introdujo en las reuniones los sistemas de VoIP, los smartphones y las tabletas.
El paso a las soluciones “todo en uno”: videoconferencia, pizarra en la nube y pantalla compartida.
A lo largo de los años, hemos visto evolucionar el equipamiento de las salas de reuniones para adaptarse a las demandas cambiantes del sector. Teniendo en cuenta el estado actual de sus espacios de reunión, ¿es adecuada la tecnología de sus salas de reuniones? Si busca soluciones de colaboración en equipo que le ayuden a evolucionar su oficina, BenQ ofrece un conjunto de pantallas interactivas, así como soluciones de videoconferencia y de pantalla compartida inalámbrica capaces de satisfacer sus necesidades de trabajo. Si quiere saber qué soluciones de BenQ pueden hacer que su empresa sea mejor para sus empleados, reserve una demostración gratuita o consulte a uno de nuestros expertos.
Referencias:
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/07/08/how-many-workers-will-be-returning-to-offices-and-how-often.html, 8 July 2021, last accessed 23 July 2021.
- Gratton, L., “How to Do Hybrid Right”, Harvard Business Review, Vol. 99, Issue 3, May-June 2021, p. 66-74.
- Levere, J., “One Size Doesn’t Fit All: Employees’ Needs Are Changing Work Spaces”, The New York Times, https://www.nytimes.com/2021/10/19/business/work-spaces-design-employees.html, 19 October 2021, last accessed 25 October 2021.
- Thomas, L., “Covid changed how we think of offices. Now companies want their spaces to work as hard as they do”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/03/10/1-year-into-covid-employers-rethink-offices-and-function-matters-most.html, 10 March 2021, last accessed 23 July 2021.
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”.
- Hecht, J., “How Technology Is Driving Change In Almost Every Major Industry”, Forbes, https://www.forbes.com/sites/jaredhecht/2018/11/30/how-technology-is-driving-change-in-almost-every-major-industry, 30 November 2018, last accessed 23 July 2021.
- Kleynhans, S., “Select the Right Technology for Modern Meeting Rooms”, Gartner, https://www.gartner.com/document/code/320123, 20 September 2018, last accessed 23 July 2021.
- Rimol, M., “6 Trends on the Gartner Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020”, Gartner, https://www.gartner.com/smarterwithgartner/6-trends-on-the-gartner-hype-cycle-for-the-digital-workplace-2020/, 24 August 2020, last accessed 23 July 2021.