Rimodellare gli spazi: meeting room senza confini

Persino le aziende più preparate sono state prese in contropiede dalla pandemia. Le attività operative hanno subito una battuta d’arresto, influendo sui profitti, sulle quotazioni in borsa e sulle transazioni aziendali.[1] Gli uffici hanno dovuto essere svuotati o ridimensionati.[2,3] In molti casi si è fatto ricorso alla cassa integrazione.[4,5] Era dunque un momento cruciale per i: i dirigenti hanno dovuto muoversi in fretta in base alle direttive dei rispettivi consigli d’amministrazione.

Generalmente questo tipo di discussioni è riservato alle revisioni trimestrali, riunioni programmate in cui i responsabili si riuniscono per prendere decisioni in merito allo stato attuale e sul corso futuro delle loro organizzazioni. Stavolta, invece, l’urgenza e le restrizioni messe in campo dalla pandemia hanno spinto a convocare le riunioni del consiglio d’amministrazione immediatamente e da remoto, introducendo quello che ora è diventato la nuova normalità per le riunioni dei dirigenti di alto livello.[6,7]

Le tipiche sale riunioni sono ampi spazi d’ufficio riservati alle riunioni periodiche degli amministratori. Queste importanti assemblee si tengono almeno una volta ogni tre mesi. Per la maggior parte dell’anno, questi spazi sono utilizzati dai dipendenti che tengono riunioni con ospiti importanti e potenziali clienti in visita, oppure per le riunioni periodiche collettive di dipartimento tra i diversi team operativi.

Tutti questi incontri si tenevano generalmente faccia a faccia, per cui speciali attrezzature, a parte un proiettore e un display di grandi dimensioni, non erano realmente necessarie. Chi teneva le presentazioni doveva semplicemente portarsi dietro il computer portatile per condividere contenuti con gli altri partecipanti. Tuttavia, ora che le aziende adottano uno stile di lavoro più flessibile e ibrido, i partecipanti alle riunioni non sono più necessariamente confinati dentro le pareti della meeting room.[8] Un numero considerevole di dipendenti si unisce alle riunioni da remoto: ciò richiede che lee meeting room siano allestite in modo tale da renderle pronte e più idonee alle videoconferenze interattive.

Prima della pandemia, le chiamate con i colleghi da remoto si svolgevano spesso tramite sistemi VoIP (voice over internet protocol), strumenti per sale riunioni che agevolavano le conference call tramite Internet.[9] Se era necessario presentare dei supporti visivi, ciò avveniva tramite le funzioni di condivisione dello schermo di applicazioni di conferenze via web come Zoom, Skype e simili. Ora che molte aziende permettono di lavorare di più da casa, incontrare i colleghi da remoto nel corso di riunioni ibride è diventato d’obbligo.

Per questo motivo, le imprese devono prendere in esame gli strumenti attualmente installati nelle loro meeting room. Sono sufficienti ad agevolare tipi diversi di riunioni su larga scala in un contesto di lavoro ibrido?

A dividere le soluzioni per riunioni attuali da quelle precedenti è la quantità di interazione che esse offrono.[12] Ad esempio, i display interattivi con lavagne cloud integrate offrono a diversi utenti da remoto la possibilità di collaborare nello stesso momento. Ciò garantisce il coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti alle sessioni. Le presentazioni non sono più unidirezionali. Le parti interessate possono offrire un feedback in tempo reale e persino modificare direttamente i contenuti, sia se si trovano nella stessa sala riunioni che da casa.

Di seguito un confronto tra le meeting room di oggi con sistemi di base per le videoconferenze e le sale riunioni "del futuro", equipaggiate per riunioni dal vivo e da remoto.

Dal momento che diverse organizzazioni adottano modelli di lavoro ibrido, le imprese stanno iniziando a trasformare i propri uffici in spazi di lavoro più flessibili ed efficienti. Le sale riunioni stanno diventando sempre più interattive: sia che si tratti di un completo rinnovamento che di un semplice ritocco alle tecnologie, è importante che le imprese includano l’interattività in tempo reale tra i colleghi e gli altri attori coinvolti presenti in ufficio e da remoto. Sfoglia la galleria per vedere alcuni modi semplici e avanzati per migliorare le meeting room utilizzando le soluzioni per riunioni di BenQ.