Rimodellare gli spazi: la sala riunioni modulare

Le dimensioni negli uffici stanno cambiando, in quanto sempre più aziende permettono ai loro dipendenti di passare allo smart working. Se da un lato le organizzazioni si adattano all’era post-pandemia, molti stanno sostituendo le loro attuali strutture d’ufficio con ambienti lavorativi più flessibili e dinamici. Questo cambiamento ha offerto alle imprese l’opportunità di migliorare il loro funzionamento.

Gli studi hanno dimostrato che l’ambiente dell’ufficio ha un diretto impatto sulla produttività dei dipendenti.[1] Per un periodo, diverse startup vantavano l’importanza cruciale delle strutture degli uffici open space per raggiungere i migliori risultati. In linea di principio, l’assenza di pareti che separano fisicamente i dipendenti sembrerebbe il modo migliore di indurre le persone a collaborare. Tuttavia, come gli esempi pratici hanno dimostrato, non era proprio così.[2] I rumore dati da un ufficio open space era un fattore di disturbo per la maggior parte dei lavoratori. Diminuiva fortemente anche il livello di privacy del loro ambiente lavorativo. I dipendenti tendevano ad interagire di meno in quanto si sentivano eccessivamente esposti. Nonostante la struttura fornisse loro gli spazi per la collaborazione dal vivo, questa risultava quasi eccessiva.[3]

A questo servivano dunque le sale riunioni. Delle buone sale riunioni devono offrire ai dipendenti un sufficiente livello di privacy per parlare tra di loro liberamente. Le sale riunioni ancora migliori offrono loro tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per collaborare efficacemente anche da remoto. Le aziende che forniscono ai loro dipendenti gli strumenti necessari e danno la priorità alla creazione di una cultura basata sulla collaborazione durante il lavoro raggiungono performance cinque volte migliori rispetto a quelle che non lo fanno.[4] Quando i partecipanti si sentono coinvolti nelle discussioni, è più probabile che si concentrino sull’incarico circa il 64% più a lungo di quando lavorano da soli.[5]

Gli allestimenti fissi come lavagne e schermi sono strumenti di collaborazione standard, in quanto agevolano la nascita di idee nel gruppo e la condivisione di contenuti. Pertanto, esse si trovano in quasi tutti gli uffici. Dal momento che molte aziende stanno passando alla modalità ibrida, le videocamere e i sistemi audio di alta qualità diventeranno anch’essi strutture permanenti. Tuttavia, dato che gli immobili degli uffici si stanno rimpicciolendo, aggiungere nuovo hardware potrebbe dar luogo a un dilemma: vogliamo riempire locali già pieni con ancora altra roba? Per risolvere questo problema, le aziende devono semplificare il loro uso delle tecnologie.

Invece di acquistare e installare diversi strumenti che svolgono ciascuno una funzione diversa (ad es. display standard, proiettori, tablet, altoparlanti e microfoni), le imprese possono valutare tecnologie come i display interattivi che integrano tutte le funzionalità offerte dai vari dispositivi elencati in un unico sistema. Non solo il display interattivo fa risparmiare spazio, ma riunisce in modo pratico numerosi strumenti di collaborazione, come gli schermi per le presentazioni, le lavagne cloud e i sistemi VoIP in un unico dispositivo più facile da gestire.

Le riunioni assumono le forme più svariate. Pertanto, le sale riunioni dovrebbero poter essere configurate in modo da adeguarsi alle varie esigenze. Indipendentemente dalle dimensioni del locale, i lavoratori dovrebbero poter immediatamente ridefinire le sale riunioni a seconda delle loro situazioni d’uso della giornata. Per esempio, se un piccolo gruppo deve utilizzare il locale per una videochiamata con i colleghi da remoto, servirà loro soltanto un display di grandi dimensioni, una telecamera e un microfono, oltre a un numero sufficiente di sedie per i componenti del gruppo. Per le situazioni che richiedono apposite lavagne e altri software specifici, come AutoCAD, possono trasportare nel locale due display: uno interattivo con lavagna cloud e uno standard per mostrare l’andamento del loro progetto.

Le sale riunioni modulari rendono superflui i tavoli. In passato, i collaboratori avevano spesso bisogno di una superficie su cui appoggiare i loro portatili per prendere appunti e per la presentazione dei loro materiali. Con un display interattivo nella sala, invece, sono liberati dalla necessità di portare con sé i loro dispositivi. Per le presentazioni possono semplicemente caricare i loro file tramite chiavetta USB o dai loro account di archiviazione cloud. Per prendere appunti possono semplicemente registrare le sessioni e inviare i file a tutti i destinatari per e-mail. Senza tavoli ingombranti che occupano tanto spazio, è più semplice creare sale riunioni più modulari. Ciò vuol dire che i lavoratori possono rapidamente cambiare la fisionomia della sala riunioni per rispondere alle esigenze del momento.

Ciò non equivale comunque ad eliminare del tutto i tavoli. Investire in arredi modulari che possono essere trasportati dentro e fuori il locale, abbassati, impilati o ripiegati, consente ai lavoratori di allestirli quando è necessario.

Un esperimento pubblicato sul Journal of Applied Psychology ha confrontato i risultati della collaborazione nelle riunioni svolte in piedi o da seduti. I ricercatori hanno scoperto che non c’erano differenze in termini di sinergie di gruppo. Tuttavia, se si paragona durata delle riunioni, si osserva che le riunioni in piedi erano effettivamente più veloci e pertanto più efficienti.[6]

Analisi più recenti hanno mostrato che questi risultati corrispondono ancora al vero. Semplicemente alzandosi in piedi, i team hanno mostrato di poter ridurre la lunghezza delle loro riunioni di circa il 25%. Per esempio, la durata delle riunioni è scesa da 48 a 36 minuti. Alzarsi in piedi aumentava inoltre l’attenzione dei dipendenti durante i dibattiti in quanto non erano distratti come quando erano seduti davanti ai rispettivi portatili. La posizione e il bisogno fisico di sedersi trasmetteva loro inoltre un senso di urgenza a portare velocemente a termine il proprio compito.[7]

Data l’assenza di sedie in una sala per riunioni in piedi, lo spazio libero per i partecipanti è maggiore. La presenza di uno o più display interattivi mobili per le sessioni crea diverse possibilità in termini di configurazione dell’ambiente. Ad esempio, i display possono essere posizionati sui lati opposti della stanza per dibattiti indipendenti di gruppi più piccoli all’interno dei team operativi. Al termine delle sessioni separate, i display possono essere riavvicinati per presentare e riassumere le idee di fronte a un gruppo più grande.

Avere più spazio a disposizione risulta anche vantaggioso se si considerano scenari in cui sono previste misure di distanziamento sociale. In questo modo, le sale riunioni possono continuare ad essere utilizzate riducendo al minimo i rischi.