Search history
Clear
Od osobních k hybridním: jak se vyvíjely obchodní schůzky
- BenQ
- 2023-02-02
Čím více organizací přechází na model hybridní práce, tím více se mění způsob, jakým týmy pořádají schůzky. Jak tento přechod ovlivňuje efektivitu schůzek a jak se promítá do různých typů schůzek?
Nic se nevyrovná pevnému stisku ruky stvrzujícímu uzavření dohody. Výzkum ukázal, že schůzky zahrnující pozitivní fyzický kontakt, jako je podání ruky, budují důvěru a často vedou k lepším výsledkům. Související studie zveřejněná v magazínu Harvard Business Review odhalila, že generální ředitelé stráví v průměru 61 % svého času osobními schůzkami se spolupracovníky. A že navzdory dostupnosti digitální korespondence je výměna e-mailů stále obecně považována za „nepřispívající k promyšleným diskuzím“. Osobní setkání je pro ně pořád nutností. Co se však stane, když osobní schůzka není možná?
Osobním schůzkám může bránit několik faktorů: časová omezení, finanční důvody, cestovní bariéry a podobně. Vzhledem k těmto faktorům se nabízí zřejmé řešení v podobě uskutečnění schůzek online prostřednictvím videokonference. Jedná se o přirozený posun, který dokládá i skutečnost, že řada společností během pandemie začala využívat režimy hybridní práce a práce na dálku. Videokonference sice postrádají fyzický kontakt, ale přesto umožňují účastníkům schůzky vidět, s kým hovoří. Účastníci si stále mohou vybudovat vzájemnou důvěru výměnou sociálních signálů komunikovaných prostřednictvím výrazů obličeje, gest rukou, způsobu mluvení a celkové řeči těla. Tyto detaily se totiž v e-mailových vláknech nebo dokonce i hlasových hovorech obvykle ztrácejí.
Použití notebooků pro videohovory může být dostačující pro schůzky dvou účastníků, ale v případě modelů hybridní práce, u nichž větší skupiny podrobně projednávají různé záležitosti, bude lepší volbou displej v zasedací místnosti spolu s kvalitním mikrofonem a webovou kamerou. Velkoformátový displej zajistí dostatek prostoru pro zobrazení obrazovky prezentujícího i ostatních přítomných osob. Možnost sledovat drobné reakce účastníků umožňuje prezentujícímu lépe odhadnout, jak je diskuze vnímána.
Informační schůzky hybridních týmů
V případě modelu hybridní práce, u něhož týmy v kancelářích spolupracují s několika vzdálenými členy či osobami pracujícími z domova, je důležité pořádat pravidelné informační schůzky prostřednictvím videokonferencí. Tyto schůzky slouží ke dvěma účelům: Jednak zajišťují, aby byli všichni v obraze. Týdenní informační schůzky představují snadný a přímý způsob, jak informovat o pokroku projektu a identifikovat problémová místa, aby členové týmu mohli společně navrhnout řešení. A dále také přispívají k tomu, aby se vzdálení členové týmu necítili tak odloučení, protože jim poskytují příležitost k interakci s ostatními kolegy pracujícími v kanceláři.
Pracovní pohovory na dálku
Tradiční pracovní pohovory vyžadují, aby se uchazeči dostavili do kanceláře, kde jsou hodnoceni svými budoucími zaměstnavateli a kolegy. Někteří uchazeči musí vynaložit vlastní finanční prostředky na cestu na dané pracoviště a potom strávit značnou část svého času přecházením od jednoho vedoucího pohovoru k druhému. Pokud mají štěstí, absolvují všechna kola během jednoho dne. Jindy jsou však požádáni, aby se vrátili na další pohovory.
V dnešní době je poměrně běžné uskutečnit alespoň úvodní pohovor na platformě Zoom nebo jiné platformě pro videokonference. Nejenže tím lze ušetřit cestovní náklady, ale také to společnostem pomáhá získávat talenty i ze vzdálenějších míst. Velkoformátový displej a zařízení pro videokonference v místnostech, kde se konají pohovory, umožňují personalistům a vedoucím pohovorů vést pohovory ve stejnou dobu, což urychluje proces náboru zaměstnanců.
Širší možnosti školení
Výhoda pořádání vzdálených školení prostřednictvím videohovorů je poměrně zřejmá. Rozšiřuje dosah školení za hranice klasické firemní školicí místnosti. Omezení v podobě jednoho školitele na jednu místnost již neplatí. Jeden školitel může vést přednášky, kterých se účastní několik zaměstnanců nacházejících se v různých vzdálených kancelářích. Školitelé mohou dokonce využívat cloudovou tabuli, takže vzdálení účastnici budou moci sledovat školení na velkoformátovém displeji. Na druhé straně mohou společnosti také shromáždit své zaměstnance v jedné velké zasedací místnosti a pozvat několik školitelů, aby vedli přednášky na dálku, ať už se nacházejí kdekoli. A v závislosti na řešení použitém v zasedací místnosti mohou školitelé využívat nástroje pro získávání zpětné vazby, jako je anketa nebo lístečky s poznámkami, a zjistit, jak si účastníci vedou.
Nákladově efektivní schůzky napříč pracovišti
Jednou z největších výhod modelu hybridní práce je pravděpodobně menší nákladnost schůzek napříč pracovišti z hlediska času i peněz. Bez videokonferencí vyžadují tyto obchodní schůzky obvykle mnoho logistiky a koordinace. Týmy hostů musí cestovat do příslušné kanceláře, kde organizátoři musí připravit vše potřebné pro konání schůzky. Ačkoli je jistě příjemné setkávat se v kanceláři, tyto záležitosti vyžadují, aby zaměstnanci obětovali čas na cestování a přípravy namísto plnění důležitějších úkolů. Navíc mohou mít hosté nevýhodu v podobě nemožnosti přístupu ke stejným nástrojům a materiálům, které mají k dispozici na svém pracovišti.
U hybridního modelu mohou týmy pořádat tyto velké schůzky v pohodlí svých pracovišť. Každé pracoviště si musí jen zarezervovat videokonferenční místnost a účastníci se do ní jednoduše dostaví. A protože zaměstnanci nemusí opouštět své kancelářské prostory ani se trápit s dalšími přípravami na schůzku, mohou plně využít svůj čas k práci. Díky eliminaci časových a finančních aspektů se mohou týmy rovněž setkávat častěji.