Soft proofing, zgodnie z definicją, używa monitora do podglądu rezultatu wydruku przed jego drukowaniem. Traktuj monitor jak symulator, który symuluje połączony efekt drukarki, tuszu i papieru. Podczas pokazu dokładności kolorów, często zobaczysz monitor ustawiony obok kabiny podglądowej, gdzie umieszczane są wydruki, dla porównania. Teoretycznie, nie jest konieczne umieszczanie wydruku i kabiny podglądowej obok monitora, ale aby pokazać, jak dobrze obraz na monitorze może pasować do rzeczywistego wydruku, jest to konieczne w praktyce.
Aby udowodnić, że soft proofing rzeczywiście działa, bardzo ważne jest, aby mieć spójne warunki oglądania podczas przeglądania wydruku. Soft proofing może dać najlepsze rezultaty tylko w jednym zestawie warunków oglądania, obejmującym oświetlenie otoczenia, kolory otaczających ścian, stan monitora oraz światło, w którym przeglądane są wydruki. Dlatego istotne jest, aby wszystkie elementy były ustabilizowane i pozostawały takie same jak w czasie tworzenia profili ICC.
Największą korzyścią miękkiego proofingu jest oszczędność tuszu, papieru i czasu przed ostatecznym wydrukiem. Zwykle przed ostatecznym wydrukiem jest wiele poprawek „kolorów”, a każda wymaga dużo tuszu, papieru i czasu, zanim uzyska się zadawalający twardy dowód. Wykonując to w sposób cyfrowy, taki jak miękki proofing, można zminimalizować marnotrawstwo tuszu, papieru i czasu podczas poprawek. Jednak to nie znaczy, że miękki proofing może całkowicie zastąpić twardy dowód, ale może na pewno zaoszczędzić większość iteracji pomiędzy. Ostatecznym celem tego jest wyprodukowanie dokładnego twardego dowodu, który może być użyty do końcowej akceptacji, oficjalnych propozycji i celów prawnych.
Innym powodem, dla którego soft proofing powinien być obecnie wykorzystywany jest to, że niekoniecznie przesyłamy nasze pliki do drukarni znajdującej się w pobliżu. Drukarnie mogą być zlokalizowane na drugim końcu świata. W takim przypadku, jeśli nadal polegamy na wydruku próbki, to wysyłka wydruku z drukarni do nas i z powrotem zajmie co najmniej tydzień. Pomyśl o kosztach, paliwie i czasie związanym z przesyłaniem, a zgodzisz się, że soft proofing jest bardziej efektywny niż dowód w postaci wydruku. Soft proofing nie był bardzo popularny w ostatniej dekadzie, ponieważ technologia nie była gotowa. Obecnie technologia jest na miejscu: dokładne monitory, wysokiej jakości systemy zarządzania kolorami i łatwe w użyciu profile ICC. Wszystko to są podstawowe elementy, które sprawiają, że soft proofing jest skuteczny i wydajny.
